一、交通

　　▲ 將年會安排在臨近的區域范圍內。隨著汽油價格上漲，交通費用在不斷增加。為了將交通費用降低到最低點，要盡可能將年會安排在距離大多數參會代表住宿地點比較近的地方，或者盡可能找一個參會代表可以步行到會場的年會中心去開會。

　　▲ 引導同城的參會代表乘坐公共交通工具到年會現場，特別是年會中心正好有停靠站的。通常情況下，乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快，比乘坐出租車價格要低。

　　▲ 將迎送服務改為報銷機場班車、公交車或地鐵發票。

　　▲ 在與酒店、度假村商談的時候，要求他們免費為嘉賓提供來去酒店的專車服務，而且要預留免費的停車位。

　　▲ 要求當地的出租車公司為參會代表到展覽現場、餐館以及景點提供打折服務。

　　▲ 使用航空公司的貴賓休息室為年會團隊提供迎送服務。

　　▲ 旅行要錯過高峰期(一大早或晚上)。

　　▲ 問一問酒店是否提供機場免費接送服務。

　　▲ 讓年會中心為參會代表在轉移時提供一些必要的暫時休息場所。

　　▲ 讓贊助商支付班車費用，作為交換，可以在酒店班車的宣傳牌、年會中心的班車停靠站以及班車上為他們做廣告。

　　▲ 搞清楚需要多少臺客車，預訂恰當的座位容量。

　　▲ 如果你的大部分團隊成員體力比較好的話，可以將酒店訂在年會中心附近步行的范圍內，無需提供接送服務。如果這樣做的話，一定在你的注冊材料中寫清楚，讓參會代表都知道。

　　▲ 如果你的參會代表中有許多殘疾人，盡量將他們安排在一個或相近的幾個酒店中，以便于集中安排殘疾人車輛。

　　二、會務組成員

　　▲ 雇傭現場注冊和服務人員，不用為會務組成員付交通費。

　　▲ 了解當地的加班限制和規定。

　　▲ 安排會務組成員在正常工作時間內開展工作，避免加班。

　　▲ 按天為會務組成員提供差旅補助，精確地規劃出他們在餐飲和交通費用方面的許可范圍。

　　▲ 盡可能多用實習生和志愿者。

　　三、演講人與娛樂

　　▲ 請會員或當地人作演講人。對于任何領域的任何協會來說，會員名單中總是會有一些重量級的專家可以作演講人。如果可能的話，以減免注冊費的方式邀請會員到會演講。也可以邀請當地的演講人，以節省旅行費用。

　　▲ 對于那些需要旅行到年會舉辦地的演講人，給他們準備好旅行指南，這樣就不用另付大巴、五星級酒店以及頭等艙機票費用。

　　▲ 如果考慮邀請知名的天才演出團體為你進行一個晚上演出的話，就與當地的教堂團體、青年團體或學校團體聯系，來滿足你的音樂和娛樂方面的需求。很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才，而且幾乎沒有什么費用。另外，如果他們是一個非盈利組織的話，你可以把演出費用捐給他們的組織，這不能不算是一件好事。

　　▲ 開始行動吧!演講人和娛樂費用通常每年都上漲。鎖定今年的費用。

　　▲ 放棄分項計算的方法，談一個一攬子費用方案。

　　▲ 將演講人和娛樂團隊安排在同一家酒店或同一個城市。

　　▲ 在年會中經常與多面手合作。

　　▲ 了解演出團隊的組合規則，以最大限度地減少所需的音樂家數量。

　　▲ 尋找一個在你的年會舉辦時間前后在當地巡回演出的團隊。如果你預訂了一個已經在該地區演出的團隊，你可以節省機票費用，沒準兒還能省下音響費用。

　　▲ 讓你的演講人在年會現場銷售他的或她的圖書、CD或其它產品，以換取他們在演講費用方面的讓步。

　　四、配置與搭建

　　▲ 了解一下在同一個酒店還有什么團隊在你的年會前后舉辦年會，與他們一起購買搭建所需的物品。這樣可以節省材料及拆建費用。

　　▲ 如果你的會期超過兩天，年會室的配置與搭建不要有變化。

　　▲ 現場辦公用帶裙邊的餐桌就行，不必租用專用的辦公桌。

　　▲ 減少儲備用房，節省視聽與配置費用。

　　▲ 使用酒店里具有兩種配置功能的空間，比如一個空間既可以開會也可以用餐。可以用幕簾或植物把空間隔開。

　　▲ 使用一個戶外場所以減少裝飾費用。

　　▲ 使用公共場所開會，如圖書館、公園、植物園、博物館等。這些地方費用很低，因為有時候你可以到外面訂餐。

　　▲ 開發一些可以重復使用的年會標牌。

　　▲ 不用自己購買標牌，可以用酒店的。

　　五、印刷

　　▲ 把年會資料刻在CD上，或放在網上供大家下載。這樣做不單有降低成本方面的意義，對有環保意識的參會代表也很有吸引力。對于同等信息量的資料，紙質印刷品要比CD光盤成本高很多。如果參會代表喜歡紙質材料，他們可以在辦公室打印出他們所需要的那一部分，其它的可以通過電腦觀看。

　　▲ 年會策劃者盡量通過電子郵件開展年會營銷工作，這樣可以節省郵寄費用和印刷費用。

　　▲ 請一些高質量的印刷商為你提供報價。每一項印刷工作都有不同要求，每一個印刷商都有不同的設備、停工期和成本標準。

　　▲ 學習一些專業術語。你越了解你的圖文設計和印刷需求，印刷商就越可能準確地向你提供你所需要的東西。

　　▲ 使用標準表格，表格中規定了所有的變量(放量、背面使用情況、數量、油墨顏色、紙張厚度、周期、交貨等)。這樣做你就不會忘掉印刷事務中的一些重要細節。

　　▲ 要與新的技術保持一致。經常問一問你的印刷商，看他們是否有更簡單、更快速或者更便宜的方法。

　　▲ 如果你的印刷材料必較多，考慮請一名印刷顧問。通常情況下，印刷顧問可以為你的年會印刷打包業務找到最佳的供應商。

　　▲ 在年會現場租一臺復印機，并自己帶上紙張。

　　▲ 復印紙的兩面盡量都使用，以節省紙張費用和運費。

　　▲ 用藝術系的學生作圖文設計。

　　▲ 用明信片來促銷年會。

　　▲ 設計印刷品時，要使用標準尺寸的紙張。

　　▲ 將大宗郵件交郵局按大宗處理。

　　▲ 如果你的印刷品需要全色印刷，盡可能將彩色照片放在一面上。這樣可以節省印刷費用。

　　▲ 總是讓多個印刷商提供報價，因為各廠家印刷成本相差很大。

　　▲ 與酒店的商務中心商談復印、傳真和秘書服務的整體打折問題。

　　▲ 使用當地年會與觀光局的照片、招貼、促銷夾、年會文件夾以及旅游咨詢等。這些項目通常都是免費的。

　　▲ 直接從制造商那里購買禮品。在年會舉辦地當地購買禮品，以節省運輸費用。

　　▲ 在郵寄之前了解郵局的詳細規定。

　　六、客房與會議室

　　▲ 只在客房上作出讓步。在賣方市場條件下，酒店不愿意在客房價格上作出過多的讓步，因為這是他們利潤的最大來源。如果撇開客房問題，酒店方就可能愿意在其它方面作出更多的讓步——客房贈送、附加會務組優惠房價、免費機場接送，甚至食品與飲料優惠等。如果你使勁盯住房價，你可能就得不到酒店在其它方面的讓步，最后的結果有可能是什么也得不到。

　　▲ 避免預訂過多的房間。了解你組織過的年會的訂房紀錄，這對于避免預訂過多的房間是非常重要的。如果你知道通常使用多少個房間，你就會有更大的把握來準確地預訂房間數。有的年會策劃者在房間預訂方面過于保守，這倒是不會造成什么浪費，可這樣做又會冒空房不夠用的風險。

　　▲ 了解你的年會能為酒店創造多少價值。當你與酒店就房價談判時，你應該攜帶充足的你的年會可能在該酒店花費多少錢的詳細資料，而不僅僅是在年會室、客房、食品和飲料方面的花費。設法搞到你的年會在酒店花費的詳細資料，包括餐廳、酒吧、溫泉、高爾夫、互聯網、禮品店等。換句話說，你要了解每一塊錢的去向。這樣做，當然需要酒店方面的幫助，但年會策劃者還是應該索取這方面的信息以備將來之用。有了這些資料，你就可以更好地向酒店說明你的年會到底能為他們帶來多少價值，從而增加你的談判籌碼。

　　▲ 到二線或更小一些的城市。到二線或三線城市辦會，通常更實惠，房價也會更低，這與該城市的具體情況有關。總的來說，一個城市的需求越低，房價就越低。在二線城市，年會中心年會室的價格也會比較容易談。

　　▲ 使用大學里的年會場所。如果牽涉不到住宿問題，大學里的年會場館是一個比較便宜的選擇。很多大學會向較小的年會團隊出租年會室。但在那兒舉辦年會，你得自己準備食品和飲料。

　　▲ 簽訂多年年會合同。如果與酒店簽訂多年年會合同，年會策劃者可以在酒店拿到較好的價格。一些年會策劃者發現，就單個年會與酒店商談，酒店不愿意作出讓步，而當一次預訂兩個或更多年會時，情況就不同了。與合作商簽訂長期合作協議，可以節省費用。

　　▲ 在會期和開會模式上保持靈活性。在一線城市的賣方市場里，我們經常會發現，簡單地在會期和辦會模式上保持靈活性，就可以達成很好的交易。在酒店的年會安排日程表中加進自己的年會，就能獲得很好的優惠條件。有時候，甚至僅僅改變在一周內開會的先后順序，就能夠獲得較低的價格。

　　▲ 給未來的年會費用確定一個上限。預訂一個幾年以后的年會，考慮給年會的花費確定一個上限，比如房價上漲率與通貨膨脹率要結合起來，如商定每年房價上漲率不超過5%等。

　　▲ 對你的酒店供應商進行研究。這里面有競爭嗎?酒店的業務量飽滿嗎?你的年會是在旺季、淡季還是平季?你選擇的酒店營業多少年了?

　　▲ 研究酒店的門市價和團隊價。撥打酒店或集團的免費熱線或預訂電話。通過這種方法可以了解酒店的最高價格。

　　▲ 客房預訂數量始終要保守一些。如果你預訂了過多的房間，最終你要為它支付費用。

　　▲ 讓酒店為你年會現場的現金賬單提供折扣。

　　▲ 了解你的機構所在地和年會舉辦地的納稅規定。或許你還有可以免稅的項目而你不知道。

　　▲ 與酒店洽談一種按年會規模大小確定費用比例的方法。

　　▲ 與酒店商談取消預付費，或者至少將預付費放在一個有利息的賬戶里。

　　▲ 就小型年會與酒店洽談時，要設法拿大年會的一部分作為交換。

　　▲ 提前向酒店把你所有的要求都講出來，包括：

　　優惠范圍、機場接送、代表提前注冊、代表延遲注冊、客房免費咖啡和茶免費的年會空間、預演空間、搭建和拆除時間、免費包裹接收服務、年會室的免費早餐、延期費用、免費本地電話、免費咖啡空間、減免嘉賓及會務組成員的停車費、免費為會務組成員進行足底按摩、健身房免費開放或在健身休息時提供免費教練服務、延遲截至期限、為演講人的客房提供優惠、為會務組成員的客房提供優惠、提高嘉賓和會務組成員的服務等級、歡迎禮物和便條

　　七、視聽與演講技術

　　▲ 合理組合。把需要同樣技術條件的議程安排在相同的年會室內，這樣就不用支付重新布置的費用。

　　▲ 與經常在外辦會的協會合作。了解一下哪一個協會或組織于你之前在你的年會中心或場所辦會，看一看你能否接著使用他們用過的設施或服務，以節省相關費用。

　　▲ 對視聽設備和其它服務進行對外招標。雖然并不全是，但在大多數情況下，你會發現雇用外部視聽設備提供商比使用酒店內部的要好。

　　▲ 每一個年會室要一個免費的麥克風。

　　▲ 在談判視聽設備時，要一個免費的雙向無線電接受器。

　　▲ 租用合適尺寸的投影設備。與你的視聽工作人員探討每一個年會室所需的最小尺寸的投影和配置。

　　▲ 不要隨意地在每一個年會室都布置視聽設備。問一問你的演講人和主持人，看一看他們誰最先需要。

　　▲ 直接與視聽公司合作。這樣可以減少誤傳和中間費用。

　　▲ 帶上你的備用電纜線和電壓保護器。如果現場突然需要，那會很費錢的。

　　▲ 當你需要大量視聽設備的時候，預訂一個年會中心，大部分年會中心的總費用當中包含了視聽設備的費用。

　　▲ 使用酒店里的閉路電視系統向參會代表公布年會日程安排、變動通知、房間分配、展示時間、大會啟事以及活動安排等。

　　▲ 在年會開始之前，要重新確認一下演講人的視聽設備需求。演講人最開始聲稱需要的視聽設備，到開會時他們或許并不打算使用。

　　▲ 如果你預計現場需要量比較大的話，可以租一臺復印機或傳真機。

　　八、食品與飲料

　　▲ 了解你年會餐飲消費的歷史。機會在于，并不是注冊參加年會的每一個人都會在會上用餐。通過了解歷史上有多少參會代表實際用餐，以及他們在茶歇和雞尾酒會上的消費量，你就不用為那些根本就不存在的餐飲消費埋單。

　　▲ 控制提供的飲料。休息時，服務員會把所有空的咖啡杯子都倒滿，即使在會場休息只剩下五分鐘時也是這樣。如果1加侖咖啡需要9美元的話，那么，這種浪費就很大了。確信服務員在倒滿咖啡杯之前要征求會務組人員的意見，尤其是在休息只剩下幾分鐘的情況下。或許你不用叫上10加侖的咖啡，有一兩加侖可能也就夠了。酒的情況也一樣。告訴服務員每一桌只開一瓶紅葡萄酒或白葡萄酒，而且只在要求的情況下才給客人加滿，因為很多人根本就不喝酒。如果有一桌要上更多的酒，要求服務員征得會務組人員的同意。或許另外一桌還剩下半瓶沒有喝完。

　　▲ 批量預訂早餐。對于歐式早餐，要批量預訂，不要每人打包購買。每人打包早餐往往超乎所需。通過批量預訂，可以節省一半的早餐費用。

　　▲ 使用一般品牌的雞尾酒，不要用豪華品牌。

　　▲ 與招待協商飲料的價格。如果你能同意一個最低的消費量，你就可以通過協商省去不少飲料服務費用。

　　▲ 使用一些站著用餐的桌子。對于雞尾酒接待活動，要用站著用餐的桌子，而不是坐著的。人們更愿意在一起交談，這很好，而且，站著交談，人們不容易整晚都待在那兒吃喝不停——這樣可以省錢。

　　▲ 從某種意義上說，排一點隊也好。在雞尾酒接待活動中，不用害怕在酒吧中排一些中等長度的隊。排長隊當然不好，但排五六個人的隊能夠在很大程度上鼓勵人們相互交流，同時還會縮短人們在雞尾酒會上逗留的時間。

　　▲ 鎖定菜單價格。如果一個酒店不能提前向你提供具體的菜單，那么至少也應該同意將來菜價的上漲不超過一定的百分比。

　　▲ 去掉全部酒精飲料。或者去掉硬飲料和混合飲料，只上軟飲料、瓶裝礦泉水、果汁、啤酒和紅酒。

　　▲ 按消費量預訂。沒有食用的食品和飲料可以被退回，而且不收費。同樣能夠被退回的還有蘇打和打包食品，如土豆片等，還有易腐爛的食品。

　　▲ 找到一家當地的酒廠來贊助你的酒飲料開支。

　　▲ 使用大瓶裝的飲料，不用小瓶的。

　　▲ 使用小盤子。

　　▲ 如果你的酒店靠近很多餐廳或購物場所，你可以付錢讓他們自己去吃。這比在酒店為他們提供晚餐要便宜。