濟南電話會議程序？
發(fā)布日期：2016-04-12 發(fā)布員：濟南慶典公司
1、準(zhǔn)確發(fā)出開會信息。會議的內(nèi)容和時間確定后，應(yīng)及時向參加單位發(fā)出通知，傳遞會議的有關(guān)信息。
2、要特別說明是否需要設(shè)立分會場。如要求一個單位的若干人員參加會議，就要設(shè)立分會場，而且要事先明確分會場的召集人。
3、要強調(diào)準(zhǔn)時到會。電話會議是一種實時交談的會議，任何一方都應(yīng)當(dāng)在同一時間參加會議，否則將影響信息的交流和獲取。
4、認(rèn)真分發(fā)會議書面信息材料。電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會議局面信息的分發(fā)工作。對于要在電話會議中討論的文件，可在文件上標(biāo)明討論的順序編號和標(biāo)題，事先通過傳真發(fā)送給與會人員。會議進(jìn)行中還可補充傳遞有關(guān)文件信息。
5、合理安排會場信息傳輸設(shè)備。電話會議一般設(shè)主會場和分會場。召集方設(shè)主會場，其他參加會議的單位設(shè)分會場。為了使分會場的每個與會人員都能清楚地聽到從其他會場傳送來的話音，并能方便地表達(dá)自己的意見，各會場應(yīng)裝有擴音設(shè)備和話筒，并與電話機連接良好。人數(shù)較少或單位個人參加會議，可直接使用帶有免題揚聲器的電話機。會議設(shè)備在會議開始之前要認(rèn)真調(diào)試，確保性能良好。
6、按時接通電話。所有參加會議的人員應(yīng)至少提前5分鐘進(jìn)入會場，做好充分的準(zhǔn)備。會議時間一到，由召集方以主叫的方式接通與會各方。互相通報出席情況。電話全部接通后，會議主席宣布會議開始，要求各方相互通報姓名、職務(wù)。
7、做好會議記錄。用錄音電話系統(tǒng)記錄會議信息，會后整理成書面記錄材料。電話會議的錄音帶和書面記錄整理稿都要歸檔保存。
標(biāo)簽：
