會議的性質(zhì)與規(guī)模不同，接待的要求、程序和規(guī)范也不同。大型會議參加人數(shù)較多，應(yīng)及時做好接站工作。

大型會議具有參臺人數(shù)多，會期相對較長、議題相對較多的特點(diǎn)，對于開會代表，會議的組織部門要做到來要接，走要送，及時做好報到工作。在與會者集中抵達(dá)的幾天里，可隊(duì)在機(jī)場、車站安排專人等候．設(shè)立接待站。

接站前要做好充分準(zhǔn)備，在車站機(jī)場設(shè)置接待站，制作醒目的牌子或橫幅，上面要標(biāo)明：“XX會議接待處”的字樣。

接待站兩個人一班比較好，可以輪換去衛(wèi)生間、買水或食物。當(dāng)與會者抵達(dá)時，一個人引導(dǎo)與臺者上車，另一位可以留在接待站繼續(xù)等候其他客人。接待站的工作是把陸續(xù)到達(dá)者集中在一起進(jìn)上車，而不必派人跟車。如果這樣安排的話，與會者抵達(dá)賓館后，應(yīng)有人迎接，引導(dǎo)報到注冊。

在與會者抵達(dá)時間不太集中的時候，就不必派人一直守候在機(jī)場車站。如果司機(jī)不是本單位的，或者為了表示對與會者的尊重，應(yīng)派人隨車迎接。為了節(jié)省人力，有時司機(jī)兼做接待人員，或者反之，接待人員自己開車。不過這種方法只適應(yīng)迎接同一批到達(dá)的與會者，否則司機(jī)或接待人員將幾次往返于車輛和出站口之間，可能會顧此失彼，并且容易疲勞，于安全駕車不利。