會議的性質(zhì)與規(guī)模不同,接待的要求、程序和規(guī)范也不同。大型會議參加人數(shù)較多,應(yīng)及時做好接站工作。
大型會議具有參臺人數(shù)多,會期相對較長、議題相對較多的特點(diǎn),對于開會代表,會議的組織部門要做到來要接,走要送,及時做好報到工作。在與會者集中抵達(dá)的幾天里,可隊(duì)在機(jī)場、車站安排專人等候.設(shè)立接待站。
接站前要做好充分準(zhǔn)備,在車站機(jī)場設(shè)置接待站,制作醒目的牌子或橫幅,上面要標(biāo)明:“XX會議接待處”的字樣。
接待站兩個人一班比較好,可以輪換去衛(wèi)生間、買水或食物。當(dāng)與會者抵達(dá)時,一個人引導(dǎo)與臺者上車,另一位可以留在接待站繼續(xù)等候其他客人。接待站的工作是把陸續(xù)到達(dá)者集中在一起進(jìn)上車,而不必派人跟車。如果這樣安排的話,與會者抵達(dá)賓館后,應(yīng)有人迎接,引導(dǎo)報到注冊。
在與會者抵達(dá)時間不太集中的時候,就不必派人一直守候在機(jī)場車站。如果司機(jī)不是本單位的,或者為了表示對與會者的尊重,應(yīng)派人隨車迎接。為了節(jié)省人力,有時司機(jī)兼做接待人員,或者反之,接待人員自己開車。不過這種方法只適應(yīng)迎接同一批到達(dá)的與會者,否則司機(jī)或接待人員將幾次往返于車輛和出站口之間,可能會顧此失彼,并且容易疲勞,于安全駕車不利。