媒體記者到會一般有兩種情況：一種是會議本身影響力較大，媒體記者主動駐會采訪;另一種是會議主辦方主動邀請媒體記者來參會。無論是哪種情況，對媒體記者的接待工作都不容小視，需要注意以下幾方面：

1.接待媒體記者的工作程序主要包括：

接待前的準備、媒體記者的注冊簽到、為媒體記者安排介紹會以及收集會議期間的媒體報道、積極準備媒體溝通會（或記者招待會）。

2．對媒體記者的采訪活動實施管理 

會務組要安排專門人員或部門（如新聞中心或宣傳組、聯絡組、公關組）負責管理會議期間的采訪活動。采訪活動的管理主要從以下幾個方面著手：一是明確提出會議期間進行采訪的要求；二是限定采訪區域；三是限定采訪時間；四是安排好會議間歇期間的采訪；五是落實媒體工作人員的安檢工作。

3．接待媒體記者的注意事項 

會議接待人員在接待媒體記者時應注意：一是掌握會議信息的保密度，要求會議接待人員對會議內容涉及的機密問題，應嚴守保密原則，既不能在新聞稿中泄露機密，也不得將機密信息透露給媒體記者；二是正確對待媒體的負面報道，這就要求會務組在得知媒體對會議的負面報道之后采取正確的處理方法，如請公關家或會務組織方的公關小組調查分析媒體進行負面報道的原因所在。