1．對會議用車類型、數量的確定會議用車的類型、數量應根據與會人員的多少、級別等來確定，同時會議車輛的準備要嚴格遵循一定的原則，根據國家的規定，大轎車的配備按參會人員平均四十人一輛計算，小轎車根據會議的規格和實際需要從嚴掌握，做到既保證會議用車，又要符合節儉原則。車輛的配備，應明確其類型、狀況、容量等具體情況。用車之前，應對所配車輛進行嚴格檢查，確保其正常、安全。

 

2．會議租車如會議主辦方車輛不夠，需向別的單位借或租車輛和司機。租車時應注意： 

(1)預訂車輛最好提前一到兩天，預訂周末的車輛需要提前兩到三天。

(2）用車天數應定為最少天數，如不夠用，應提前在還車時間之前打電話續租 

(3)前去租賃公司提車時，需帶全所有證件，大部分證件都要原件。 

(4)簽署車輛租用合同前應仔細瀏覽合同的內容后再簽字。 

(5)在發車、還車、驗車時應仔細查看；確認無誤后再簽署單據。 

(6)萬一發生事故，應盡快通知相關部門，一定要有交警的事故判定書或安委會的證明，這是保險理賠所必需的證明。保險一定要在第一時間通知，最遲不能超過一天。

 

3．對會議用車的合理配置 會議用車要做到合理配置，對每類車的用途、接載對象都要明確，用車能固定的盡可能予以固定，如確定某一小組乘坐幾號大車，哪幾個人合用一輛小轎車等，既可以防止差錯，也方便參會人員。