第一：待活動時間、地點確定之后將確定指定人員對于活動期間(包括活動前一天以及活動結束后一天)的天氣情況并及時通報活動組委會。并及時提醒活動當天到場人員注意自帶雨具、遮陽物品、保暖防暑物品等。
第二：對于戶外活動場地應該及時做好防雨、防風、防降溫、防暴曬等預防措施的準備工作。提前為活動準備好相對數量的桁架大棚、降溫工具、取暖器、一次性雨衣等物品。
第三：在整場活動執行期間應該保證活動現場有足夠的工作人員來完成本次的露天演出、慶典晚會、慶典活動、客戶答謝會等。
第四：在活動有需要的情況下，還應該指定專人負責相關人員的就餐以及活動期間的住宿問題。
