1、接待問題
在機場迎接外國與會者的時候，可以配備熟悉各國語言的工作人員，這樣能幫助外國與會者辦理所需手續。交通方面，應該提供出租車和班車。主辦機構應確保在參加者的入境口岸(一般為機場)、在會場等相關地點，均有適當出租車服務。班車通常是免費提供的，作為主辦單位提供的服務項目的一部分。當然對待vip客戶，也可以有一些酒店預訂幫助，行程安排等等。
2、現場安排
入口處需設置一張舒適、配備齊全的登記臺，盡量使用多種語言。現場應該提供雙語版展會現場地圖、展會目錄、與會者指南等等。服務臺應該提供相關的協助。關于參展商及參觀者的資料，應提前與主辦機構聯絡并自行登記，輸入資料庫系統，以方便確認。其他的訪客則須在入口處填寫表格，并可能會提供名片，以便日后在資料庫內記錄。將數據直接輸入系統，該數據庫是監測參與情況和摘錄會后新聞稿和報告的統計數據，十分重要，可以為以后的展會提供參考。除此之外，現場的設備也應該配備齊全。WIFI服務、電話、一些復印機等等。
