一. 溝通到位,真正領會領導的意圖
領導對于公司戰略,產品未來走向其實是最清楚的,所以在活動前的反復溝通與確認就相當重要。
二. 明確目的,以最佳形式展示核心內容
該部分以展會為例,目前行業峰會,論壇是同行進行品牌展示,業內交流的重要形式。
通常,會聚集一班生產及服務廠家,就某個主題發表主題演講,并設置相應的贊助商展位,同時邀請目標客戶群體來現場參觀交流。
所以,作為參展商,策劃的重點就在于:展廳、演講、展位互動、媒體曝光這幾部分。
但是對于普通型企業,特別是初創階段企業,可能并沒有那么充足的預算來定制展臺,那么選擇標展的時候,就要注意幾個細節:
1. 提前做計劃,通常展會以合同簽訂日期為準,越早越具有優先選擇權:
作為運營人員,可以提前做計劃,如果確定參加,盡早與主辦方溝通,預定位置,通常出入口,三岔口的位置都是優于角落及單通道的位置的。按照人流指引圖,盡可能選擇一個優越的位置。
2. 標展也能出玩出新意:
通常如果是選擇標準展位,那么就省去了展廳設計及搭建這部分工作。這個時候,背景展示板就非常關鍵了。
通常背景板展示內容+易拉寶+宣傳冊為一整套物料,主題與風格必須統一,展板是提綱挈領一句話的總結,易拉寶是關鍵內容的展示,宣傳冊即是公司產品整體的完整介紹。
背景板展示可以選擇主打品牌,或新產品,新功能,或者綜合解決方案。可以結合展會性質,如果來訪客戶都是特定行業,就可以針對這個行業客戶制定相應解決方案,并結合行業客戶特點來決定展示風格,這樣更能加深這個行業客戶的印象。
3. 主題演講提升客戶認知:
目前行業展會或峰會,通常是以展臺+論壇兩種形式結合,如果預算充足,或者公司領導層有自帶IP效應的人物,建議選擇對應的分會場發表主題演講。因為演講一方面能給客戶一種這個企業實力比較強,有干貨可以分享;另一方面,意向客戶聽了分享后,能提升產品的認知度。
三:把握關鍵流程,制定應急預案
制定會議營銷排期表,以前,中,后三個階段來制定。不同類型的活動對于三個階段的工作要求也不同,該部分以自辦沙龍活動為例來說明:
1:前期準備
主題:
舉辦沙龍的目的與預期如何?客戶答謝會,粉絲見面會,或者是線下大咖分享等,根據活動性質擬定相應主題,通常主題中凸顯誰舉辦?品牌露出,分享的主題是什么?由誰來講?分享者的名人效應。
時間:
工作日or周末?之前我們辦沙龍一度糾結于這個時間問題,還是看活動性質,比如我們之前舉辦的hr大咖關于人力資源六大模塊的分享,就是定于工作日,我們給報了名的hr發了很正式的邀約郵件,并列明分享的重點,作為一次業內交流,可以向公司申請外勤。
如果是針對粉絲的見面會,個人技能提升的大咖微課,建議選擇周末,配上茶點,到場率基本也是蠻高的。
地點:
小型沙龍,目前創業咖啡廳,聯合創業空間,孵化器等是比較合適的選擇,費用不高且現場容易營造氛圍。根據活動規模選擇合適的場地,同時可以借助場地方長期積攢的人氣與資源,共同推進活動,邀請演講嘉賓或者受眾都是非常靠譜的合作。
人物:
抱大腿。盡量發動資源去找大咖,可以通過熟人介紹,社群,圈子等方式去找,明確沙龍目的與方向,能給大咖帶來的收益,比如結識一群業內大咖,大咖的干貨與出色的演講能大大提高活動逼格。
流程:
活動開場,高潮,壓軸如何安排,中間如何穿插一些小插曲,每個演講嘉賓的時間控制與內容結構,都要精心安排,這樣才能讓受眾保持較高的精神集中度。選擇一位有經驗,控場能力較強的主持人,對于活動突發應急處理都是非常重要的。
物料:
簽到及人手禮,H5,海報,朋友圈長圖,邀請函,會場指引圖,EDM, 短信,電話邀約術語,都需要精心準備及設計好并盡可能提前著手設計,預留一定的彈性時間以防出現什么意外,還有時間調整。
人手禮的準備,有些企業會有定制的吉祥物或者周邊,可以作為禮品贈送,也可以視情況與其他企業合作,這個運營可以根據預算及活動性質來決定。
報名渠道:
可以通過公司雙微,社群,活動行,互動吧,31會議,信鴿等第3方渠道發布相關信息,不過建議使用同一報名入口,比如添加公司微信客服MM,轉發朋友圈,邀請其他人關注,也可以直接提交報名信息,最好包含,公司,姓名,職位,電話,郵箱等關鍵信息,方便后續跟蹤聯絡。
預算:
作為運營,對于一般活動項目的花費都要做到了如指掌,比較做預算,太少了,后期追加困難度高。預算太高,領導可能會砍掉一大截,合理的市場報價與適當的盈余是保證活動如期開展的先決條件。
2. 活動執行
工作人員分工與職責明晰:
制定清晰的工作分工表,并且責任到人,不能含糊地說誰負責某一模塊就完事了,而是要把每一個工作細節都列明確定好。開場前再face to face溝通一次,是否對于工作任務清晰明了,對于突發情況的后備方案是否預備好,以免發生因為對任務理解不到位而出現執行偏差的情況。
細節把握:
細節,是決定整場活動成敗的關鍵,比如PPT中錯別字,諧音字,之前百度PPT至今令人印象深刻,所以每一個細節執行是否到位,都關系到受眾對于活動的評價。
3. 后期宣傳,下期預告
現場速記是活動后發稿的關鍵,并且很多受眾希望會后可以得到干貨資料,所以會后對于活動的總結稿就有賴于速記的完整度。
會后宣傳最好在活動結束當天發布,如果人手不足,可以安排第2天發布,所謂趁火打鐵就是這個道理。