一、活動執行組織架構及各組職能
1、各組職能
總經理：負責項目的統籌與協調工作，協調好各部門間的工作。提出項目的策略，決定策略是否實施，監督經費的使用狀況，監督各項工作的進展。及時聽取各部門的意見，努力解決各部門所遇到的問題。邀請當地有聲望的官員以及相關人員，出面處理與各媒體之間的關系。
客戶接待組：會前邀請客戶參加活動，及時將活動的相關信息傳達至各客戶。將客戶的意見與建議搜集，統一整理并上交至總經理處，做好各客戶的解釋工作，將需要客戶配合的事項以及相關促銷政策準確告知于各客戶。
媒體關系組：活動現場負責媒體的接待工作，不冷落記者，負責記者禮品的發放，最好后期跟蹤的工作，評估媒體的宣傳效果,維護與媒體的良好的長期工作。
動執行組:協助策劃公司布展及相關工作的支持協助,做好活動現場的管理工作，根據實際情況，及時向上級匯報各項工作的進展工作。
對外聯絡組：負責當地政要、商業精英、兄弟機構以及專業協會組織、社會團體的告知、邀請、接待以及后期維護工作。
保安組：負責現場的巡視工作，引導車輛的通行，保管好顧客的物品以及交通工具，發生特別事故時，及時處置，冷靜操作。以免事態向不可控制方向發展。發生突發情況及時向上級報告。
緊急預案組：負責緊急預案的制定與具體實施工作。將可能發生的各類情況列出清單，上報總經理處，加強現場的巡查力度，確保不發生任何隱患，在布展的過程中，應協助整個布展的過程，確保工作流順利進行。加強與110、120、119之間聯動關系的建立，確保活動當天能夠快速處置，緊急做出積極措施。
2、現場布展
①現場布展方案
②活動流程方案開業慶典活動流程時間事項序工作內容責任人
07：30— 08：00工作人員到位
檢查確認電源及備用發電機情況，準備好各媒介的接待工作。
檢查確認會場布置及停車場，配合公安交警安全和交通指揮工作。
檢查確認嘉賓接送車輛的到位情況，并按指定位置排放好。
檢查確認簽到處、簽到用品。
檢查宣傳資料、禮品等，作好迎賓準備。
舞臺區域電源線再檢查。
安排好現場執行的各個環節。
禮儀小姐、主要禮儀人員銜接。
08：00—08：30禮儀人員到位
與公安、交警銜接，再次明確現場秩序維護方案與要點，再次明確交通路線和各車輛停放位置和細節。
與政府協助人員一起再次明確迎賓準備。
主持人與主負責人最后確認流程有無增改。
銜接音控師，背景音樂播放。
舞獅隊現場就位。
禮儀小姐就位：停車場、簽到臺、臨時休息區、主席臺。
攝像師到場，選景，全程采寫，直到儀式結束。
08：30—09：00暖場
舞獅隊在主會場暖場表演。
音控師播放背景音樂。
09：00—09：30迎賓
接待媒介記者,記者介紹會場安排情況，明確攝影、攝像及采訪區域。
負責安排設置警戒線和維持秩序。
負責媒介記者的簽到及標識發放。
負責應邀嘉賓的接待工作，嘉賓簽到、配戴胸花、發放資料等。
保安指揮區分貴賓、嘉賓及其它車輛到指定地點停放整齊。
禮儀小姐迎賓,接待領導至簽到臺簽到、佩帶胸花，引至主席臺就座。
確認致辭、剪彩來賓到位情況，與主持人銜接。
09：30—09：38舞獅表演
迎賓隊伍引導嘉賓就位嘉賓區，舞獅隊表演。
09：38—09：40典禮開始
主持人上臺宣布開業典禮正式開始。
09：40—09：45介紹重要來賓
介紹參加開業慶典的領導名單，并請領導入座。
09：45—10：00領導致辭
10：00—10：05剪彩
開業剪彩儀式，主持人宣布剪彩嘉賓為學院開業剪彩并按下啟動臺，鳴放禮炮,xx電商學院成都分院正式開業!
10：05—10：10點晴
領導為瑞獅點睛，瑞獅彩青。
10：10—10：28參觀學院領導
瑞獅引導領導嘉賓至學院內參觀，禮儀小姐工裝整齊排列于學院電梯兩邊恭迎（同時廣場大舞臺上進行熱舞表演慶祝xx電商開業禮成!）。
10：28—10：40宣布喜訊
宣布“參加電商講座,有機會與xx共進午餐”的喜訊。
10：40—12：30新聞發布會及講座
新聞發布會及電商講座開始,邀請來賓移步新聞發布會場xx學院在講座入口處給每一位參加電商講座的觀眾發放一份表格，表格內容包括賣家信息填寫表格/優惠券/禮品領取券（付定金后送禮品）,參與者現場填寫表格放入抽獎箱,還可有機會中大獎
12：30—14：00中午休息
14：00—14：20宣布獲獎名單
現場暖場,宣布上午獲獎名單。
14：20—14：40電商診斷
宣告下午活動流程,電商診斷開始。
14：40—16：00診斷及抽獎
電商講座及電商開診;抽幸運大獎（客戶憑付費單參加抽獎，不管價格多少均可參與活動一次，幸運客戶可以獲得驚喜大獎）。
16：00—17：00大家都來猜猜
主持人念出客戶的名稱,讓大家猜這個賣家加入xx后業績提升百分之幾?其中猜得最接近將獲得禮品。
17：00—17：10講座結束
宣布明天進行xx午餐拍賣,拍得者可以與xx共進午餐。
二、活動排期
1、開業前十八天，確定主要事項:
①確定參加開業典禮的人員名單。
②舞臺就位的貴賓名單（含致辭等領導名單）。
③審定儀式有關項目內容。
④宣傳資料準備工作,媒體的確定。
⑤媒體宣傳計劃內容的審定。、
2、開業前十天，準備請柬及有關工作落實：
①由主辦單位寫請柬交領導辦蓋章。
②宣傳資料、展臺模型的印刷、制作等。
③禮品到位，員工培訓。
④擬定主持人、領導講話稿審查。
3、開業前一周，日程安排：
①分裝禮品和請柬并送達。
②檢查工作進度，落實日程安排，領導講話稿落實。
③現場用水、電及保衛工作落實。
④與交警隊公安部門聯系有關事宜。
⑤現場的平整。
⑥媒體上對開業造勢及預熱活動。
4、開業前三天，現場布置：
①開始進場搭建舞臺等布置周邊環境。
②落實接待工作、現場茶水、領導休息處、停車場。
5、開業前一天，會場布置結束：
①除臨時項目外，其余項目要求全部到位。
6、開業當天，開業典禮實施。
三、活動現場功能區域分布
為讓本次開業典禮達到科學分工、合理布局、高效執行的目的，保證本次活動順利進行及圓滿成功，在執行過程當中我們將把整個會場分為幾個功能區域，具體內容如下：
1、舞臺區：
①地點：園區廣場
②功能：開業典禮主要進行場地。
③配備：音響設備、舞臺效果設備、舞臺裝飾設備等。
2、貴賓、領導觀禮區：
①地點：舞臺正前方。
②功能：到場領導、嘉賓觀看區域。
③配備：禮儀小姐、安保人員。
3、員工及顧客觀禮區：
①地點：貴賓區后方。
②功能：員工及顧客觀看區域;
③配備：禮儀柱，現場工作協調人員。
4、現場總控臺：
①地點：舞臺一側。
②功能：監控現場情況、協調現場工作、指揮活動進程。
③配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設備。
5、禮儀隊伍表演及巡展區：
①地點：舞臺上及舞臺周邊。
②功能：所涉及禮儀表演人員表演區域。
③配備：工作人員。
6、現場接待/禮品發放區：
①地點：簽到處;
②功能：簽到、接待嘉賓，發放禮品。
③配備：簽到筆、胸花、禮儀小姐等。
7、來賓停車區：
①地點：停車場。
②功能：參與活動的所有車輛的臨時停放點。
③配備：標志牌、安保人員。
四、突發事件處理預案
1、電源故障：電源超負荷運轉導致停電預防辦法：專用電源1—2組活動前后全天供應,專派電工負責專用電源全天保證。
備注：在現場布置之前將各區域總電源準備好，策劃公司工程組提供電源量大小，xx學院工作人員提供協助,確保供電量及線路無誤。
2、下雨:預防辦法：搭建帳篷。
3、消防問題：預防辦法：消防人員隨時檢查對消防點（如火源點、電源接頭等），并作標記。;處理辦法：安排消防人員對現場火源點進行調查，如發生火災馬上在各通道緊急疏散人群。
備注：可安排119值勤點。
4、傷情問題：如現場人員，包括工作人員及觀眾出現因各種情況出現的傷情。預防辦法：常用藥品的準備，如創口貼、紅藥水等。
處理辦法：出現傷情對傷員進行現場救護，如嚴重者馬上將其送往急救中心搶救。
備注：可安排120救護點。
5、人流擁擠：預防辦法：在各個區域（停車區域、主席臺區域等）安排保安人員統一指揮，并事先設立多個疏散通道。
處理辦法：一旦出現擠場情況，各個區域的保安人員在該區域的多個疏散通道按序進行秩序維護。
備注：在各個區域盡量多設置秩序維護線，同時保安人員充足。
