一、了解年會主辦方的背景

為什么要了年會主辦方的背景？了解主辦方的背景是為了讓我們更加明確的定位年會活動的方向，鎖定活動的目標群體，如一家化妝品企業所針對的用戶絕大多數是女性用戶，基于這個已知信息，我們需要分辨出這樣的行業和企業有哪些年會形式是適合的。

 

二、了解年會主辦方的營銷宣傳策略

任何一家公司想要實施一場活動都需要配合市場營銷策略進行，而我們了解公司的營銷策略是為了更加密切的配合市場營銷，活動的意義在于帶來的效益，無論是品牌宣傳效益還是銷售量的提升，如果兩者都沒有，那么在企業看來這無異于是一場失敗的活動，帶來的結果也可想而知。

 

 

▲年會項目收集內容——主辦方產品及服務信息

 

三、了解委托企業的產品及服務

企業的產品及服務具備哪些特點，適合哪種人群，有怎樣的類型，這是我們辨別受眾群體特性的一個捷徑，怎樣的受眾群體適合怎樣的活動形式，也就有了初步的判斷。

 

四、了解主辦方舉辦年會的主要目的或側重點

舉辦活動是帶有明確的目的性的，年會項目也一樣。在前期溝通的過程中我們就要很清晰的確認舉辦的這次年會是為了什么？找到側重點，那么我們就會知道接下來的方案應該以什么為主線，方案的主線思路也就有了清晰方向。

 

五、了解甲方企業對方案的評估標準

一場年會活動在初期并非是由一家公司完成的，中間有一個競標過程，而過程是由多家公司共同參與的，通過方案和價格的對比最終才能確認是由誰來做，我們要明白方案并不是PPT做的多么絢麗，而是能夠體現出價值，這個價值體現在多個方面，那么我們就需要明白客戶對于方案的評估標準是什么？價格優勢、活動創意、能夠帶來的市場影響力、獨立的優質資源、整體的效果等等，只有了解客戶對方案的評估標準，我們才能把控方案的內容側重點，盲目的策劃活動方案，只會在評估的環節中大打折扣，我們需要切合客戶的需求，而非一味的提供方案。

 

六、了解年會項目的基礎信息

在溝通前，客戶對活動有意向概念，而我們需要做的是將這個意向概念具體化，在溝通的過程中，我們可以引導客戶或啟發客戶對于活動項目一些聯想。如：年會形式（線下年會、云年會）、年會主題、活動的展示風格、活動時間、活動地點、活動規模、是否接待、活動預算、活動要求（主題標準、思路提綱、活動項目的總體風格、媒體稿件等）。

 

除此之外，詢問是否有其他單位聯辦，如果有，需要問清楚我們負責承接的板塊是哪些？了解一些聯辦單位的信息。最好是能夠讓客戶提供一些以往的案例，或者已經有的活動思路文稿，便于后期策劃活動時的工作開展。

 

七、了解委托企業的規避內容

任何企業在對外的推廣宣傳中都有統一的要求，比如顏色的運用、企業LOGO的使用、詞匯的規避以及其他宣傳方面的素材運用，我們需要在這些方面認真了解并詳細記錄，哪些是可用的哪些是不可用的，以免因大意造成后期的損失。

 

八、了解提案的細節

提案是為了與客戶就項目落實問題開展溝通，是后續工作開展的一個轉折點，因此在前期的溝通過程中我們就需要明確清楚提案的時間、地點、客戶參與人員、相關負責人的姓名、職務和聯系方式，這是為了方便我方在提案前做準備，提案屬于一種商務行為，因此在人員的出席和著裝方面也需要正式，這是一個細節問題，是形象和服務概念的體現。

 

提案的類型有很多種，無論是哪一種提案，除了你準備的內容外，還需要打扮自己，讓客戶感覺到你的重視，而非隨隨便便，越是大的企業越重視細節，無論你與你的客戶關系有多好，必要的禮節還是需要的，這是邁向職業化的第一步。

 

為什么作為活動從業人的你不被重視？原因在于你可曾重視過自己？適當的注意自己和公司的形象，也是一種推廣行為，而這一點恰恰是被很多公司所忽略的。

 

九、保持溝通

提案沒有結束之前，保持與客戶代表溝通的習慣，讓客戶看到你的努力和對項目的重視，也讓客戶參與其中引導開展一些工作，密切的配合有助于項目的促成。