一、勘察年會活動現場

與客戶活動項目負責人前往活動舉辦現場或索取場地管理方聯系方式預約勘察，勘察現場首先確認活動現場的位置、環境、地形地貌是否滿足舉辦活動的條件。

 

勘察的標準：①是否滿足容納預計人數；②場地是否存在安全隱患；③必備的安全設備是否齊全；④是否滿足活動的需要；⑤地形地貌是否存在施工困難；⑥是否自有相關設施設備，如何分配管理的。如發現以上問題及時與客戶溝通，咨詢是否還有備用場地，在沒有備用場地的情況下，現場與客戶溝通解決方案。

 

▲年會現場實拍

 

二、年會場地安全評估

安全評估是在場地現有條件下對活動現場進行評估，以確保年會活動現場是否存在安全隱患。

 

安全評估的基礎標準：①場地是否存在承重量限制，地面結構是什么結構；②場地是否具備消防條件；③場地電力的總負荷及輸送電路的路線；④場地有幾條安全疏散通道，是否被堵塞；⑤場地高空是否有施工、吊飾、吊裝等情況；⑥高空是否具備懸掛功能，承重限制是多少；⑦場地是否具備防護能力。

 

三、規劃年會現場

與客戶代表溝通了解客戶對現場的規劃意圖，再根對活動現場的動線和布局加以規劃，并現場與客戶代表取得初步的確認。

 

四、年會活動現場取景

現場取景是為了方便設計、策劃參考，制作效果圖使用。

 

取景的要求：①全場景按進入動線拍攝；②各區域和包裝位多角度拍攝；③全場景最好用普通廣角拍攝；④取景的時候多考慮效果圖的呈現效果，避免在貼圖時，素材不夠。

 

五、記錄活動場地情況

對場地的現有情況做記錄。包含：①場地的進出客通道路線②進出貨通道路線、進出貨電梯的容量、承重、長寬高③場地的設施設備④停車場容量、做出測量（總長、總寬、限高)；⑤場地需要注意的要求⑥場地場地平面圖。

 

六、咨詢報備單位

大型活動中，報備是必不可少的，根據活動的量級確定清楚相關的報備流程和部門。包含：①場地方是否提供或協助報備；②場地方的報備對接人；③所屬管轄單位；④所屬管轄報備聯系人；⑤場地方需出示的報備資料。

 

寫在最后

在初期的場地勘察中不需要取得過多詳細數據，在了解完場地基礎情況后，盡快回傳到部門，盡可能壓縮策劃活動的消耗時間。