▲年會活動現場節目表演

 

1.參加年會活動的人數

參與活動的人數多少決定了活動場地的大小，參與人數越多，我們需要考慮的問題也越多，除了場地的容量之外，還需要考慮場地的安全防護是否能夠滿足活動的需要，如不能我們則需要做出相應的安全防護預案。

 

2.活動項目的類型

活動項目的類型也對場地的篩選有一定的局限性，比如具有互動型的活動在場地的選擇上要大一些，而對于會務會議型活動在場地的選擇上就需要具備隱私性，根據活動的需求選擇場地，過大顯得現場單調，過小顯得現場擁擠雜亂。

 

3.年會活動總體費用的預算

費用的預算往往在某些程度上束縛了手腳，場地的選擇和檔次也是要依據活動項目的總體費用來定奪，在有限的費用下，找性價比較高的場地，折中選擇，過高的場地費用必然會導致其他方面的費用縮減，過低的場地環境也會對活動的效果大打折扣，所以在選擇的過程中要牢記一點，在高端中找價格，在低端中找效果。

 

4.場地的地理位置

場地的地理位置同樣重要，根據活動的性質和參加的人群、人數篩選位置，同時也要考慮到附加的交通問題，交通是否便利，是否會產生一些附加成本。在選擇活動場地時，切勿優先選擇過遠的位置，過遠的位置會帶來很多附加成本以及一些意外情況，如因位置較遠到場人數達不到預期，附加提供交通工具所產生的額外費用，監管不便利等。

 

5.場地可以提供的配套服務

在篩選場地時需要與場地方溝通，場地方能夠提供的配套服務有哪些？例如：就餐、茶歇、免費休息區、額外場地、是否代辦報備審批、專用停車場、場地用時（場地檔期、搭建時限、活動期間使用時間）等等，某些場地是可以提供這些服務的，如果你不主動提問，場地方會選擇性的對你屏蔽這些信息，再收取二次費用，但實際上這些費用是不必要出的。

 

6.場地的規模

場地的規模不單指活動實際運用的大小，我們要看總體大小，會場內的容量，外部可拓展的空間，都需要計算在場地的總體規模中，會場的容量是為了滿足我們活動舉辦的實際需要，而外部空間則是用于活動整體包裝拓展使用，所以在場地規模上，我們需要根據方案的內容和活動的需求辨別和規劃。

 

7.場地的基礎配備

場地的基礎配備會因為場地的類型不同產生差異，我們需要確認配套基礎配置是否完善。

 

8.場地與活動項目的總體風格是否搭配

活動項目內容與場地的風格有很大的關系，一般來講就是考慮總體“和諧度”，就是讓人看著順眼舒服，任何一個場地如果與活動項目內容過于沖突就不便作為活動舉辦地，過于風格化的場地會淡化活動場地的效果和氛圍。

 

9.場地進出貨是否便利

進出貨是否便利影響到施工的進度，外場活動會好很多，但是一些酒店、副院、體育館就不一樣了，查看進出貨通道、電梯的空間大小，并詳細記錄，避免因空間問題導致一些物料設備無法順利運送到現場，這個問題時有發生，也不可忽視，避免因不了解進出貨情況導致額外的費用產出。

 

10.場地是否具備相關安全設施

檢查場地是否有安全設施設備、主要體現在兩個方面，技防、物防。技防：是指具備智能系統的防爆、防火設施設備。物防：是指具備阻攔功能的設施設備。大型公共性活動中兩者缺一不可，在一些場內活動中必要的消防和安檢設備也是必備的。

 

11.場地使用的權限和附加費用

在場地使用過程中，為保障場地的合理使用維護場地的正常運作，很多場地會有限制，在與場地方溝通時，我們應該與場地方溝通到位，哪些區域、哪些地方可以使用，具體的使用時間，哪些區域存在報備問題，場地方能給出的最大權限是什么，場地方能提供的必要配合是什么，是否會在原定價格的基礎上產生額外的附加費用等等。場地的選擇是需要具備可實施性的，合理的價格、配套的服務、齊全的安全保障、可實施落地的空間，都是衡量場地是否可用的標準，場地的使用不單單只是客戶的單方面確認，我們在場地確認的過程中也得根據實際情況給客戶一個中肯的建議，運用自己掌握的知識合理篩選場地，一切以安全便利為第一原則。