目標要清晰

　　開始規劃前，首先要搞清楚活動目的。這一點必需再三思量、加以肯定。活動旨在傳達重要的訊息嗎？活動的性質屬于品牌宣傅，抑或社交聚會？是否要向傳媒發布新產品、研究結果或者重塑品牌形象？發布嶄新的意念有助引起傳媒關注，讓他們為你刊登一篇有新聞價值的報導。

　　制造亮點

　　誰會在活動中發言？有明星或知名人士出席嗎？如何安排拍照時刻？每個公關活動都必需要有亮點，吸引傳媒光臨。仔細斟酌一下，活動的焦點是什么？無論是名人、有影響力人士、精彩的演講或演出，只要有令人驚艷的一刻，才能制造城中熱話！

　　邀請適當的目標群眾

　　仔細挑選目標群眾，整理邀請名單時應考慮到邀請對方的原因、希望傳遞給他們的訊息、及合適報導該活動的媒體。除了傳統媒體及記者，亦不要忘了影響力驚人的博客。名人、關鍵意見領袖與博客能夠在線上線下營造龐大的宣傳效果。

　　挑選合適的時間地點

　　決定活動日期之前，先要做好資料搜集。盡量避免與大型頒獎典禮或行業活動等撞期，并要避開公眾假期及熱門旅游季節；星期一亦不是理想的日子。如果活動在星期五舉行，記得要提供額外飲品！另外，地點亦要慎重選擇，應該選一個能夠配合活動主題、公共交通工具易于到達的場地。相反，如果地點遍遠，便可能要作出交通安排。

　　著重細節

　　活動場地的大小與規模，要看預算多寡。另外，策劃活動時需要注意的細節多如牛毛，大小事務如邀請函、嘉賓名單、餐飲、燈光與音響設備、場地布置、專業司儀、宣傳文案、紀念品、運輸安排及保安工作等等，一切都要巨細無遺。聘請專業攝影師及影片拍攝團隊已是必不可少的安排，因為記者都希望取得解像度高的照片，配合文字內容。此外，將活動過程拍成影片，之后便可透過社交媒體平臺與未能出席的嘉賓分享。

　　充分善用社交媒體

　　在線上活動正式開始前的一段時間，企業往往會發布多種海報預熱。而無論海報多有噱頭或多精美，總會面臨一個問題：如何推動受眾主動傳播？

　　因此，企業可以為參會者生成專屬邀請海報，在海報上展示姓名、職位、推薦語等，增加對活動的認同感，更加愿意轉發；同時，其同事朋友也會由于有熟人背書，對線上活動保持更高的興趣。

　　預算更充足的企業還可以邀請大咖明星為線上活動錄制祝福宣傳視頻，讓線上活動快速吸引更多關注。

　　另外，企業還可以開啟推廣排名，按照拉到的人數排名，按照排名發放一定獎勵，這樣不僅能，線上活動的注意力，更能提起大家自發推廣的熱情。

　　參會者掃描海報上的二維碼，可以直接進入活動報名頁面一鍵報名，避免被繁瑣的流程勸退。

　　“萬能”云會場承載線上活動全流程

　　除了海報宣傳和報名，線上活動前期要展示的還有很多，包括線上活動詳細信息、小游戲的互動入口等，而一些大型活動，參加人數較多，活動中還需要進行一些重要消息發布、及時公告資訊。

　　如果都是分散的鏈接，非常容易讓人疲倦，因此，需要將所有信息和資料，都放置到同一個頁面上：例如云會場。

　　云會場能專門放置報名、宣傳信息、互動入口等，甚至支持參會者觀看直播、實時彈幕互動。

　　最重要的是，企業可以在后臺查看傳播數據，了解哪些宣傳方式最有效、哪些手段需要改進，為企業提供看得見的反饋。

　　總而言之，萬事皆可“云會場”。

　　表達謝意

　　活動圓滿結束后，當然要向參加者表達謝意，而贈送紀念品或禮物袋不失為一個好方法。此外，公關應該向傳媒朋友提供新聞資料套件、人物簡歷及圖片，確保他們得到足夠的參考資料。活動完結后，感謝參加者之余，亦可以鼓勵他們表達意見，同時確認對方得到所需資訊，以及是否有其他問題／查詢。記得聽取意見后，要就相關事項作出改善。

　　放松享受吧！

　　舉辦活動的刺激之處在于，無論準備如何周全，亦可能會發生意想不到的情況，所以，盡管放松心情吧，讓頭腦保持靈活就可以了。那么要如何處理突發情況呢？我們每次都有后備計劃，例如舉辦戶外活動時，預先查詢天氣情況，并擬定應變措施。到了活動當天，就只需享受當下，既來之則安之！回顧一下你與團隊所付出的努力，感受一下活動得以順利進行的成功感。活動圓滿結束后，記得要評估成效，確保下次做得更好！