盡管設計一個令人難忘和有意義的活動確實需要大量的創造力，但它也需要對細節、適應性、有效的委派和大量工作的關注。從開始到結束計劃活動的過程可以分為 5 個基本階段，我們稱之為 5C。這些是概念，協調，控制，高潮和收尾。

　　發布會活動概念

　　在對發布會活動進行概念化時，重要的是要確定以下內容：

　　發布會活動的原因。是通知和/或教育社區有關事業，還是籌集資金，還是頒獎典禮，為已故親人舉行的葬禮，甚至是婚禮？無論發布會活動要達到什么目標，都必須從一開始就非常清楚地說明。

　　發布會活動的WHO，即發布會活動的主要利益相關者。這也決定了要舉辦的活動類型，并有助于提供必要的信息來匯集活動的創意元素。

　　發布會活動的時間。

　　活動的地點，以及

　　發布會活動的內容。這必須與觀眾的需求、愿望、愿望和期望相匹配，并且必須與發布會活動的原因、誰、何時和何地相結合。

　　活動協調

　　這是每個活動的計劃階段。這一階段的活動包括制定主題、預算、確定時間表、選擇和預訂活動場地、計劃食物、選擇演講者、安排設備和設施、協調交通、應急計劃等。它注意到并關注構成發布會活動的每一個細節。

　　發布會活動控制

　　確定了發布會活動的范圍后，實施控制措施非常重要。發布會活動控制將發布會活動進度與實際計劃進行比較，測量資源與預定工作并調整需要做的事情以避免范圍蔓延并確保發布會活動在預算內按時交付。發布會活動控制還處理沖突解決以及供應商和供應商關系管理。

　　活動高潮

　　這是每個活動的最高點，活動當天本身的協調，在這里可以看到所有先前計劃的結果。活動高潮的活動包括活動團隊管理、供應商/供應商協調、人群控制、安全、前線管理、后端管理和溝通。所有這些都定義了與會者的活動體驗，無論該活動是否令人難忘。

　　發布會活動收尾

　　在發布會活動完成并且客戶批準結果后，一些發布會活動后活動同樣需要突出發布會活動過程。其中包括審查和評估、報告、質量改進、對團隊成員的獎勵和認可，以及在適用的情況下正式終止承包商。