1、前期準備工作

　　做好前期的準備工作，報告會之前，一定要積極邀請客戶，特別是那些潛在客戶，不但要邀請他們去參觀展位，更重要的是去聽報告會。那是樹立企業形象、爭取信任的最佳時機。

　　2、主動與負責人聯系

　　在提交表格后，要同主辦機構的有關負責人主動聯系，告訴他們本公司將邀請哪方面的客戶來參加會議，請主辦機構協助自己進行邀請。同時，就報告會的形式、內容等各方面都可以同主辦機構進行協商，以求有所創新，確保報告會取得良好的效果。

　　3、站臺內員工要有最基本的了解

　　在展臺內的公司員工，一定要對本公司將舉辦的技術報告會有最基本的了解，包括時間、地點、發言人、內容。這樣，在展覽開始后，就可以隨時向光臨展位的參觀者宣傳自己的報告會，鼓勵他們屆時參加。這種方法在展臺參觀者過多的時候尤為有效，既可以緩解招待不周的壓力，又不用擔心會失去可能的客戶。

　　4、安排人員專門登記

　　報告會現場一定要有工作人員專門負責觀眾登記，而且是從始至終。不僅要詳細記錄與會的觀眾信息，更要注意參會的業內記者。及時向記者提供詳細的資料，這可能會使你的公司有機會在專業報刊上做免費宣傳。 最好能夠將報告會的全過程用攝像機記錄下來，同展臺的情況一同制成光盤，可以在會后饋贈客戶，用作長期宣傳。 以上只是一些基本的方法。讓自己的會議更加物超所值，還需要開動您的腦筋，和主辦單位積極溝通，不斷讓新的創意為會議錦上添花。

　　推介會通常選擇在大中城市的活動策劃中心、星級酒店、禮堂、體育館等場所。使企業和推介對象面對面的交流，以達到介紹自身產品、服務、理念等，通過現場提問作答的方式加進雙方彼此的了解，易于營造氣氛促成理想的雙邊考察效果。有些時候主辦方為了達到特殊的推介效果和與眾不同的意愿，也會選擇獨具創意或個性突出的場所，如LOFT會所、風景名勝區等地。同時還可以配合節慶、紀念日等具有特殊意義的時間加深推介效果。但是鑒于高昂的宣傳、差旅等各種費用，這種宣講形式的成本也相對較高。