場館的票務管理是指入場券、參觀券、請柬、交易證等的服務與管理。搞好票務管理是活動策劃承辦單位組織參展參觀客戶的基本環(huán)節(jié)，也是活動策劃場館的財務和保衛(wèi)工作的組成部分。

 

　　1)入場券、參觀券(請柬、交易證)的作用

 

　　①媒介、聯(lián)絡、導向作用。介紹會議展覽名稱、會期展期時間(上午、下午)、地點、主承辦單位等。

 

　　②憑證作用。開會、參觀都要憑票入場。

 

　?、劢M織、控制作用。票務發(fā)放數(shù)量是組織觀眾、控制人流的有效手段。

 

　?、軅靼普в?。運用票面活動策劃，擴大宣傳效果。

 

　?、菰鍪兆饔?。有些入場券、參觀券都是有價的，可以增加一定的經(jīng)濟收入。

 

　?、廾阑饔?。設計、印刷美化票面，以增力口對觀眾的吸引力。

 

　　⑦公關(guān)作用。美觀大方的請柬、入場券可以表達盛情、尊敬和歡迎之意。

 

　?、嘟y(tǒng)計作用。入場券、參觀券的印刷編號，是各項統(tǒng)計的依據(jù)。

 

　　據(jù)此，精心組織，合理安排，搞好入場券、參觀券的分酉湃口銷售，是會議和展覽活動的重要工作之一。

 

　　2)票務的內(nèi)容

 

　　票務既有經(jīng)營、公關(guān)的內(nèi)容，又有財務管理和人流控制的內(nèi)容。它包括入場券、參觀券印刷、保管、發(fā)放、銷售和票務統(tǒng)計等一系列工作。具體內(nèi)容有:

 

　?、倨比∷⒁凑諘h展覽規(guī)模、會期、預測觀眾總數(shù)，根據(jù)設計的票面樣稿，由業(yè)務部門與印刷廠聯(lián)系，簽訂合同，對其印刷的數(shù)量、價格、紙質(zhì)、字體(形)、色彩以及交貨日期等都要在合同中明確規(guī)定，以做驗收和結(jié)算費用的依據(jù)。

 

　?、诖笮突顒硬邉澔顒右话阍O票務組，專職管理各類票券的接收、蓋印(票務章)、分配和出售工作。票務組的人員配置，可根據(jù)展覽規(guī)模大小設專職或兼職，也可臨時組建調(diào)配人員。

 

　　③由于活動策劃活動的組織者不同，因此，票務的安排方式亦不同。一般說，活動策劃主辦單位對票務負有直接責任，具有安排分配的權(quán)利，活動策劃場館有時雖然是活動策劃活動的承辦者，但承擔著許多具體任務(包括票券發(fā)放和銷售)，因此，主辦與承辦雙方，在籌辦活動策劃活動之初，就要妥善協(xié)商，確定票額的合理分配比例，并由活動策劃場館票務組負責安排;活動策劃場館自己主辦的活動策劃活動，由場館票務組負責安排二若聯(lián)合主辦的活動策劃活動，則按協(xié)議規(guī)定辦理。

 

　　④入場券和參觀券分為贈券、售券兩種，根據(jù)活動策劃活動的性質(zhì)和內(nèi)容決定一種或兩種。一般情況下，國際性的技術(shù)展覽、國內(nèi)科技成果展覽、技術(shù)展評會、法制宣傳展覽等，大都采用按系統(tǒng)組織參觀或?qū)I(yè)參觀的方法，一般不收費用。此外，國內(nèi)許多展覽、展銷會都是收費的，并采取贈券和售券兩種方式兼用，票價按不同展覽、規(guī)模和展出價值而定。訂貨會的交易證收費較高，其收益歸主辦單位，聯(lián)合主辦則共同得益。其他各種會議則根據(jù)其規(guī)格和類別，有收費有不收費。

 

　?、萜眲瞻l(fā)放采用贈券、售券相結(jié)合的方式。贈券要加蓋贈券印章，主要安排給辦會辦展、協(xié)作單位、領(lǐng)導部門、新聞單位和參會參展人員等。這是內(nèi)外公關(guān)活動中務必注意的問題。至于贈券的數(shù)量多少，要視不同展覽靈活掌握，一般控制在票券總數(shù)的30%左右。售券采用組織團體預售與零售相結(jié)合，通過向社會各界廣發(fā)票券預售通知和新聞媒介，發(fā)布活動策劃信息。

 

　?、奕雸鋈?、參觀券的售券與贈券要分別管理。售券屬于有價券，應納入財務管理范疇。票券印妥后，財務部門、票務組要進行驗收入庫。票務組要把印刷，發(fā)放數(shù)，包括贈券、售券的比例分配等詳細情況開列清單報財務部門審核，并報主管負責人批準執(zhí)行。要建立財務、管票、售票三環(huán)相互聯(lián)系、相互制約和相互監(jiān)督的規(guī)章制度，并建立兩套與財務相適應的賬目:即保管員的“票券管理賬“和售票員的“領(lǐng)、售票及現(xiàn)金賬”。

 

　?、哒箷Y(jié)束，票務組應將贈券分發(fā)和銷售統(tǒng)計表報財務部門，經(jīng)財務核對，款項一致后，簽署意見上報主管負責人審批歸檔。余票由財務部門驗證封存，一年后上報上級批準銷毀。