會議策劃者在組織會議時需注意哪些事項?

    會議策劃是一個繁瑣而重要的過程,組織好了,會議將會很圓滿,組織不好,會議將會達不到預期的效果.如果您還有什么糾結的問題,上海精覺傳播機構的顧問很樂意為您解答,上海精覺傳播機構是上海大型的會務行業網站,擁有眾多長期合作的滬上優質的會議場地,為客戶提供商務會議場地、企業年會場地、團體宴會場地、活動展覽場地等會議場地信息.

    眾所周知,會議策劃工作是會議召開的重要環節,因為很多小細節都體現在會議策劃上邊,如果組織不好,會議的效果也將大打折扣,因此會務通相關顧問提醒您,在做會議策劃工作時應注意的事項有以下幾點:

    一、要根據會議內容、性質與需要物選定參加會議的人員名單.參加會議人數的多少,應根據會議內容和會議預期效果、場地條件而定.為深入探討一些問題而開的會議,人數可少些.調查情況、紀念及宣傳性的會議,人數可多些.

    二、開會之前要深入考慮召開會議的目的,準備好會議上報告、提問、調查或討論的綱目.

    三、為使會議開得有成效,根據會議內容,會前應考慮一些人重點發言,并在發言上做一些重點分工.

    四、盡可能了解與會人員情況,在會議休會期間,組織一些聯誼活動,增進了解,加深感情.會議結束后,應繼續與會議人員保持一定的聯系,以備需要時,可以進行合作.

    五、根據會議的時間安排,發出會議通知,會議通知應及早,內容要明確、具體,如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題,需帶的票證和物品等.

    六、根據會議的安排,確定會議的地址,安排好主會場和分組討論的地點.住宿會議還應安排好房間,落實食宿各項問題.

    七、注意合理安排會議日程,適當安排一些娛樂體育活動,以減輕與會者疲勞,活躍會議氣氛.

    八、會議開始后,及時掌握會議的動態,對會議的進展情況進行搜集整理,還要注意安排好會議期間的記錄人員.

    九、會議結束之前,聯系好會議人員返回的車票、機票,力爭將食宿費等盡早結算清楚.

    十、會議結束后,要對會議的各類文件材料做好善后工作,需發簡報或文件的應從速擬發.各類記錄、發言稿、原始材料等,應立案存檔.

    上海精覺傳播機構擁有一支精于會議活動策劃和執行的專業人員,可根據客戶需求,提供整個會議活動的策劃和執行服務,包括活動策劃、場地布置、燈光音響、攝影攝像、設備租賃、主持司儀、鮮花禮儀、餐飲茶歇等.