一、的含義、特點(diǎn)和類型
    (一)會(huì)議紀(jì)要的含義
    行政公文和黨的機(jī)關(guān)公文,都以會(huì)議紀(jì)要為主要公文文種.
    《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,會(huì)議紀(jì)要:
    適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng).
    《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定,會(huì)議紀(jì)要:
    用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng).
    會(huì)議紀(jì)要容易和會(huì)議記錄相混淆,其實(shí),二者有著本質(zhì)的不同,主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:
    首先,從文體性質(zhì)上看,會(huì)議紀(jì)要是正式的公文文種,而會(huì)議記錄只是會(huì)議情況的記錄,只是原始材料,不是正式公文.
    其次,從內(nèi)容上看,會(huì)議記錄無(wú)選擇性、提要性,會(huì)議上的情況都要一一記錄下來(lái);而會(huì)議紀(jì)要有選擇性、提要性,不一定要包容會(huì)議的所有內(nèi)容.
    其三,從形成的過(guò)程和時(shí)間方面看,會(huì)議記錄是隨著會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程同步產(chǎn)生的,而會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t要在會(huì)議后期、甚至?xí)h結(jié)束后通過(guò)選擇歸納、加工提煉之后才能形成.
    會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議基本情況、會(huì)議主要成果、會(huì)議議定事項(xiàng),綜合概括性地反映會(huì)議的基本精神,以便與會(huì)單位統(tǒng)一認(rèn)識(shí),在會(huì)后貫徹落實(shí).會(huì)議紀(jì)要基本上是下行文,但與會(huì)單位不一定是召集會(huì)議機(jī)關(guān)的下屬,有時(shí)是協(xié)作單位,所以它作為下行文是相對(duì)而言的.事實(shí)上,會(huì)議紀(jì)要有時(shí)要向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào),有時(shí)向同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送,有時(shí)向下級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā).
    (二)會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)
    1.紀(jì)實(shí)性
    會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文,它是對(duì)會(huì)議基本情況的紀(jì)實(shí).會(huì)議紀(jì)要的撰寫者,不能更動(dòng)會(huì)議議定的事項(xiàng),更不能隨意改動(dòng)會(huì)議上達(dá)成的共識(shí)和形成的決定.除此之外,撰寫者也不能對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行評(píng)論.總之,會(huì)議紀(jì)要必須忠實(shí)反映會(huì)議的基本情況,傳達(dá)會(huì)議議定的事項(xiàng)和形成的決議.會(huì)議紀(jì)要的紀(jì)實(shí)性特點(diǎn),使得它具有憑證作用和資料文獻(xiàn)價(jià)值.特別是一些重要的會(huì)議紀(jì)要,多年后還會(huì)作為人們確認(rèn)那段歷史的依據(jù) .
    2.概括性
    但是會(huì)議紀(jì)要并不是把會(huì)議的所有內(nèi)容都原原本本地記錄下來(lái),它要有所綜合、有所概括、有所選擇、有所強(qiáng)調(diào).在一個(gè)會(huì)議上,與會(huì)代表的話題涉及面是寬泛的,觀點(diǎn)也是多種多樣的,水平也是有高有低的,這些內(nèi)容全部進(jìn)入會(huì)議紀(jì)要,不現(xiàn)實(shí)也不必要.會(huì)議紀(jì)要重點(diǎn)說(shuō)明會(huì)議的主要參加者,基本議程,與會(huì)者有哪些主要觀點(diǎn),最后達(dá)成了什么共識(shí),形成了什么決定或決議,就可以把會(huì)議的基本情況如實(shí)反映出來(lái),不必像記流水帳一樣事無(wú)巨細(xì)一律照錄.所以,會(huì)議紀(jì)要需要在會(huì)議后期甚至?xí)h結(jié)束之后通過(guò)概括整理才能寫出,而不像會(huì)議記錄那樣隨會(huì)議的進(jìn)行自然而然地產(chǎn)生.
    3.指導(dǎo)性
    除憑證作用、資料作用之外,多數(shù)會(huì)議紀(jì)要具有指導(dǎo)工作的作用.它要傳達(dá)會(huì)議情況、會(huì)議精神,要求與會(huì)單位和相關(guān)部門以此為依據(jù)展開(kāi)工作,落實(shí)會(huì)議的議定事項(xiàng).
    二、會(huì)議紀(jì)要的分類
    會(huì)議的內(nèi)容和目的不同,產(chǎn)生的會(huì)議紀(jì)要性質(zhì)也有所不同.有人按會(huì)議類型的名目來(lái)稱呼會(huì)議紀(jì)要,將會(huì)議紀(jì)要分為辦公會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)紀(jì)要、學(xué)術(shù)會(huì)議紀(jì)要等等,這種分法重復(fù)了會(huì)議名稱,對(duì)寫作來(lái)說(shuō)并無(wú)太大意義.我們根據(jù)會(huì)議是否作出決定或決議,是交流為主還是研討為主,將會(huì)議紀(jì)要分為決策型紀(jì)要、交流型紀(jì)要、研討型紀(jì)要三種類型,這三種不同類型的紀(jì)要,其寫法是很不相同的.
    (一)決策型紀(jì)要
    以會(huì)議形成的決定、決議或者議定事項(xiàng)為主要內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要,稱為決策型紀(jì)要.這種會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)是指導(dǎo)性強(qiáng),會(huì)議上確定的工作重點(diǎn),對(duì)工作的步驟、方法和措施的安排,都要求與會(huì)單位共同遵守或執(zhí)行.這種會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容有些類似于指示和安排工作的通知,只是發(fā)出的指導(dǎo)性意見(jiàn)不是由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作出的,而是由會(huì)議討論議定的.這樣的會(huì)議紀(jì)要,除大家共同遵守的內(nèi)容外,還常常會(huì)有一些工作分工,每個(gè)與會(huì)單位除完成共同任務(wù)之外,還要完成會(huì)議確定自己承擔(dān)的那些工作.如《關(guān)于改革北京、太原鐵路局管理體制的會(huì)議紀(jì)要》,就議定了成立北京鐵路管理局,下設(shè)北京、太原、天津、石家莊四個(gè)鐵路局,不再設(shè)鐵路分局.確定山西煤炭運(yùn)輸主要由北京、太原及相關(guān)的鄭州鐵路局承擔(dān),有一些具體的分工,并對(duì)各方如何協(xié)調(diào)工作進(jìn)行了安排.由于最后議定的事項(xiàng)是與會(huì)單位的共識(shí),這樣的指導(dǎo)性公文落實(shí)起來(lái)應(yīng)該是比較順利的.
    (二)交流型會(huì)議紀(jì)要
    以思想溝通或情況交流為主要內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要,屬于交流性會(huì)議紀(jì)要.它的主要特點(diǎn)是:以統(tǒng)一思想、達(dá)成原則共識(shí)或樹(shù)立學(xué)習(xí)榜樣為目的,而不布置具體工作,有明顯的思想引導(dǎo)性,但沒(méi)有明顯的工作指導(dǎo)性.一些理論務(wù)虛會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)形成的會(huì)議紀(jì)要,大多屬于這種類型.這樣的會(huì)議紀(jì)要,往往多處采用"會(huì)議認(rèn)為"的說(shuō)法來(lái)表達(dá)會(huì)議在原則問(wèn)題上達(dá)成的共識(shí).或者將會(huì)議上介紹的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及與會(huì)單位的評(píng)價(jià)、態(tài)度作為主要內(nèi)容.
    (三)研討型會(huì)議紀(jì)要
    這種會(huì)議紀(jì)要的鮮明特點(diǎn)是并不以共識(shí)和議定事項(xiàng)為主要內(nèi)容,而是以介紹各種不同的觀點(diǎn)和爭(zhēng)鳴情況為主.研討會(huì)和學(xué)術(shù)討論會(huì)的紀(jì)要多是這種類型.會(huì)議開(kāi)完了,各家的觀點(diǎn)也發(fā)表過(guò)了,但是并沒(méi)有形成統(tǒng)一意見(jiàn),當(dāng)然更談不上確定什么議定事項(xiàng),在這種情況下,仍然有必要發(fā)會(huì)議紀(jì)要,以便讓更多的人了解會(huì)議的情況,了解不同的觀點(diǎn)及其爭(zhēng)鳴過(guò)程.這對(duì)啟發(fā)和活躍思想,對(duì)百花齊放、百家爭(zhēng)鳴的學(xué)術(shù)空氣的形成是有促進(jìn)作用的.
    三、會(huì)議紀(jì)要的寫法
    (一)會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題和成文日期
    1.會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題
    會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題與一般公文略有不同,因?yàn)闀?huì)議紀(jì)要是以會(huì)議的名義發(fā)出的,而不是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義發(fā)出的,所以會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題多是以會(huì)議名稱、文種兩個(gè)要素構(gòu)成.如《東北三省四市工商行政管理工作第五次協(xié)作會(huì)議紀(jì)要》、《××物理學(xué)會(huì)X射線專業(yè)委員會(huì)第三屆學(xué)術(shù)交流會(huì)會(huì)議紀(jì)要》.也有采用一般公文標(biāo)題寫法的,由主要內(nèi)容(事由)加文種組成,如《關(guān)于解決糧食購(gòu)銷體制改革后遺留問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要》.
    2.會(huì)議紀(jì)要的成文日期
    會(huì)議紀(jì)要的成文日期一般加括號(hào)標(biāo)寫于標(biāo)題之下正中位置,以會(huì)議通過(guò)日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn).也有出現(xiàn)在正文之后的.
    (二)會(huì)議紀(jì)要的正文
    會(huì)議紀(jì)要的正文分為前言、主體、結(jié)尾三大部分.
    1.前言
    前言的寫法與一般公文區(qū)別較大,主要用來(lái)記述會(huì)議的基本情況.包括:召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間、 地點(diǎn)、會(huì)議名稱、主持人、主要出席人、會(huì)議主要議程、討論的主要問(wèn)題等.如:
    1994年7月28日至30日,東北三省四市工商行政管理工作第五次協(xié)作會(huì)議在沈陽(yáng)召開(kāi).黑龍江省、吉林省、遼寧省工商局和哈爾濱市、長(zhǎng)春市、大連市和沈陽(yáng)市工商局的主要領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)處(室)的負(fù)責(zé)同志共58人參加了會(huì)議;應(yīng)邀到會(huì)指導(dǎo)的有:國(guó)家工商局副局長(zhǎng)楊培青、辦公室副主任楊沫以及沈陽(yáng)市委、市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)委的領(lǐng)導(dǎo)同志.楊培青等領(lǐng)導(dǎo)同志分別在會(huì)上講了話.與會(huì)同志緊緊圍繞國(guó)家工商局提出的"建立有權(quán)威的市場(chǎng)執(zhí)法和監(jiān)督機(jī)構(gòu)"問(wèn)題進(jìn)行了研討. 對(duì)會(huì)議基本情況的介紹,要根據(jù)需要把握好詳略.這部分表達(dá)完畢后,可用"會(huì)議紀(jì)要如下 "或"會(huì)議確定了如下事項(xiàng)"為過(guò)渡,轉(zhuǎn)入主體部分.
    2.主體
    主體是會(huì)議紀(jì)要的核心部分,會(huì)議的主要精神、會(huì)議議定的事項(xiàng)、會(huì)議上達(dá)成的共識(shí)、會(huì)議對(duì)與會(huì)單位布置的工作和提出的要求、會(huì)議上各種主要觀點(diǎn)及爭(zhēng)鳴情況等等,都在這一部分予以表達(dá).決議型、交流型、研討型的會(huì)議紀(jì)要,各自在主體部分的寫作上有較大的不同,前面在分類時(shí)已有介紹.由于這部分內(nèi)容復(fù)雜,多數(shù)情況下都需要分條分項(xiàng)撰寫.不分條的,也多用"會(huì)議認(rèn)為"、"會(huì)議指出"、"會(huì)議提出"等慣用語(yǔ)作為各層意思的開(kāi)頭語(yǔ),以體現(xiàn)內(nèi)容的層次感.
    3.結(jié)尾
    結(jié)尾比較簡(jiǎn)短,通常用來(lái)強(qiáng)調(diào)意義、提出希望和號(hào)召等,如下面這段結(jié)尾:
    改革鐵路體制是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,步子一定要穩(wěn)妥.北京、太原鐵路局管理體制的改革,作為全國(guó)鐵路管理體制改革的試點(diǎn),今年下半年作好準(zhǔn)備,明年初開(kāi)始實(shí)行.鐵道部和有關(guān)省市要密切配合,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),注意研究解決出現(xiàn)的問(wèn)題,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),把這項(xiàng)工作扎扎實(shí)實(shí)地搞好.
    方案
    會(huì)議紀(jì)要: