都是有組織性,有策劃的,并且是公眾化的,參加會議的人必須提前了解,所以在參加會議的人員必須按策劃的時間到達指定的地點,無論政府還企業都會有非常詳細的公司會議會務安排規范手冊.

一、會議會務前的策劃工作

決定召開會議后,應做好會議前的各項策劃工作,包括:

1、商定與會人員范圍(含嘉賓、領導、正式代表和列席代表).

2、商定會議日程.

3、商定會場(含討論地點)和會議住地的安排及討論分組原則.

4、商定會議文件材料的起草和印發工作.

5、商定會議報名和簽到事項.

6、商定參觀點的安排.

7、商定獎品、證書的發放安排或紀念品、獎品、證書的購買和制作工作.

8、商定新聞報道的有關事宜.

二、會議會務有關問題的請示

根據協調情況,提出關于會議有關具體問題的請示,即會務安排工作方案,報黨、校辦主任審核.請示包括以下內容:

1、會議的名稱、時間、地點和主題.

2、出席會議的人員范圍.

3、會議的議程、日程安排方案,會議主持人、講話人、發言人建議名單.

4、會場的布置和座位(含主席臺)安排原則.

5、分組討論的編組原則和召集人建議名單.

6、會議文件材料(含主持詞、大會發言稿、參閱材料)的起草、審批、印發的原則.

7、獎品、證書的安排發放(含紀念品、獎品、證書的購買或制作要求).

8、會議合影、參觀的組織安排.

9、與會人員請假的原則.

10、新聞報道的原則.

11、與會人員或來賓的接待及食住行安排原則.

三、會議會務的通知

1、全校性會議,通知以黨委辦公室、校長辦公室名義發出.通知中應明確會議的時間、地點、主題、參加會議人員范圍、請假要求、簽到的時間和地點等.如召開視屏會議,通知中應明確在主會場、分會場參加會議的有關事項.

2、校外會議,邀請函以廣東外語外貿大學或廣東外語外貿大學校友總會名義發出.邀請函中應明確會議的時間、地點、主題、報名要求、簽到的時間和地點等.邀請函需附回執.

3、會前適當時間,應向校領導發出《校領導公務活動安排》,明確會議時間、地點、與會人員范圍、日程安排,每一節大會的程序(由誰主持、誰講話、誰發言,是否安排與會議代表合影,是否安排頒獎等),領導到達會場的時間,著裝要求等等.

四、會議會務前的有關準備工作

1、召開籌備會,召集相關人員布置具體工作.

2、制作會議證件.

3、制作橫幅、背景板、歡迎牌和引導牌.

4、排出會場(含主席臺)座位圖.

5、制作照相站位圖,并通知攝影師.

6、收集和整理與會人員出席情況,重點是落實校領導出席會議的情況.

7、提出分組討論的具體名單(含召集人),安排小組討論會議地點.

8、打印姓名牌,布置會場.

9、檢查會議文件材料的印發情況和主持詞、發言稿的準備情況.

10、檢查會議紀念品或獎品、證書的制作情況,包括獎品、證書的遞送組織情況.

11、制作外地來賓的車輛接送安排表及會務用車安排表.

12、落實會議期間的用餐安排.

13、合成《會議須知》,報黨、校辦主任審定.

《黨領導公務活動安排》式樣:

嘉定黨校2012發展戰略研討會暨委員會擴大會議

根據學校的工作安排,"2012學校發展戰略研討會暨黨務委員會擴大會議"定于2012年1月9日至11日召開.

會議議題:1.開拓視野,更新觀念,進一步提高我校教育教學管理水平;2.學科建設和研究生教育.

與會人員范圍:領導、校務委員、各學院(部)院長(主任)、黨總支書記,各科研、教輔、機關單位主要負責人,共約88人.

著裝要求:參加大會時,請領導同志著西裝.

附:日程安排

五、會議會務報到

1、按照會議報到時間,提前30分鐘到達現場,檢查工作人員到達情況,組織協調報到工作.

2、與會人員報到時,應在簽到后再發給會議證件,憑會議********其他報到手續.

六、會議會務期間的服務工作

1、每節大會前,提前40分鐘到達會場,檢查會場的各項準備情況(會議中需播放國歌、國際歌、頒獎音樂的應監聽).

2、做好會場內外、領導休息室的引導工作.

3、負責與會人員在會場的報到工作,根據報到情況及時清點到會人數.

4、掌握主要領導到達會場時間并注意迎候,領導到達后,引導領導進入休息室.

5、會前3分鐘開始整理會場,提醒與會同志盡快入座,并關閉手機.

6、會場整理好后,向黨、校辦主任報告,于會前1分鐘協助黨、校辦主任引導主要領導到會場指定位置就座.