所謂,它是一種資源的整合與配置過程,都是在控制會議風險的基礎上,使會議效果最佳.要想會議開得好,風險控制早做到.大凡一場會議活動最可能出現的失誤,在不同的會議階段有不同的表現.比如:

    任何一個大型會議活動策劃方案,其會議管理都可分為五大步驟:會前準備、會議開始、會議進行,會議總結以及跟蹤執行.常言道,會務管理是核心,活動管理是目標.因此,要想成功舉辦一場大型的會議活動,前期的會議策劃是關鍵.

    1、會前準備:會議主題和日程及任務分配不明確,參會人員毫無針對性,參會人員也準備得不充分.

    2、會議開始:會議程序太過繁復冗長,主持人能力有限,主題變動隨意,而且參會人員的層次參差不齊.

    3、會議進行:會議討論消極沉悶,甚至超出議題范圍,會議過程拖沓,常常表現為議而不決.

    4、會議總結:會議效果不明顯,工作安排沒有針對性,也沒有條理清晰的會議總結.

    5、跟蹤執行:經常是那完那了,根本沒有及時有效的后續工作跟進和信息反饋.

    會議本身是一個很重要的管理工具和手段,通過會議策劃,可以很好地對會議中的各個細節嚴格把關.猶如項目管理一樣,需要進行不斷地監控、不斷地調整、不斷地跟進,以確保項目及時、出色地完成.比如會議準備方面的策劃,涉及到會議目標的設立、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點的選擇、會議議程的擬定、會議通知的派發等等.

    不僅如此,會場布置檢查的重點、預訂會議地點的重點考慮項目、簽訂書面合同時的注意事項、烘托良好的會議氛圍的技巧、會務管理人員分組、與會人員分組需注意的事項、會議證件的制作、會議紀念品、獎品的制備、會議名冊的編制、開會前24小時的驗收項目、開會前12小時的檢查工作細則,以及會務物品準備的名細等等,都非常重要.

    活動主題:

    主標題:"******"系列活動

    副標題:《擁抱健康時代》專題講座暨"援助工程"啟動儀式

    活動宗旨:為天下家庭減輕負擔,讓天下百姓快樂健康.

    活動目的:讓各級計生與衛生系統充分了解"******",了解其獨特的宣導和服務,以消除百姓對"援助工程"的陌生感及對高昂醫療費的恐懼心理.樹立"關愛時時有,援助處處在"的服務人口健康事業的品牌形象,從而促進"援助工程"的全面推進.

    活動目標:

    1、參會人數:200人(綜合考慮到活動的整體效果、費用支出、到會人數、現場氣氛營造等因素,限200人規模較為理想).

    2、預期收獲:參與的單位和個人乘興而來,滿意而歸.

    3、塑造形象:以各項產品和服務讓受益百姓記住"援助工程",并樹立強勢品牌形象.

    4、傳播品牌:形成一套成熟的品牌傳播方案,以不斷優化復制.

    活動預算:

    活動細則:

    07:00 盤點清查各種物品的準備情況.

    07:10 確定能夠到會的嘉賓,并建立與會代表數據庫、打印表格.

    07:20 相關人員帶齊各種物品從組委會出發.

    07:50 到達會場,開始會場外的布置.

    08:30 開始會場內的布置,調試各種設備及網絡.

    09:10 會場布置完成,相關人員待命.

    09:20 與會代表開始在會場門口聚集,等待入場.

    09:30 開始入場,禮儀、檢票、護衛、主持、與會代表、專家、領導等就位.

    09:50 播放視頻

    09:55-10:00 幕后音

    10:00-10:05 開場白

    10:05-10:07 護衛領導一入場,播放"拉德茨基進行曲"

    10:07-10:20 領導一講話

    10:20 鮮花

    10:20-10:22 護衛領導一退場 播放"退場音樂"

    10:22-10:25 主持

    10:25-10:27 護衛領導二入場 播放"拉德茨基進行曲"

    10:27-10:35 領導二講話

    10:35 鮮花

    10:35-10:37 護衛領導二退場 播放"退場音樂"

    10:37-11:10 專家演講:《擁抱健康時代》

    11:10-11:30 演示產品

    11:30-11:40 試點代表受贈,領導授匾/授牌

    11:40-12:00 受贈代表講話(4位)

    12:00-12:05 領導退場 播放"會后音樂"

    12:05-12:15 代表入席午餐宴會

    12:15-12:20 組委會領導:祝酒詞

    12:20-13:30 午餐宴會/產品演示區及體驗區開始活動

    13:30-14:00 歡送嘉賓出場

    14:00 會場清理