1.應本著講求實效、突出特色的原則,避免雷同、重復.

2.由多個機構共同舉辦的活動,要事先明確各自職責分工,避免多頭指揮、多頭對外.

3.確定開幕時間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素,開幕式盡量按原定時間舉行,避免時間過長.

4. 一般至少需要提前2小時進入會場,留足布置會場的時間,與會人員需要提前半小時開始入場.

5. 領導嘉賓需要事先聯系好小的會議室,提前到者先引導到小會議室休息,活動正式開始時再引導入會場.

6.開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份(請禮儀小姐擔任主持人除外).

7.活動應及早籌劃與確定.邀請國外、境外人士前來參加活動,至少于半年前發出邀請,寄送項目說明資料.

8. 會務準備時列出物資清單為佳,同時派專人落實和保管,以免遺忘或者遺失;

9.開幕式剪彩活動能免則免,確需安排剪彩活動的,剪彩人不宜多.為節約起見,應以彩帶代替綢帶.

10.在開場稱呼中,可按國際慣例稱"女士們、先生們",或"貴賓們、女士們、先生們",后面不再加"朋友們、同志們".

11. 一般要準備主席臺領導席卡,主持人席卡和簽到席席卡,礦泉水,主席臺發放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印),筆,鮮花,研會旗幟,國歌磁帶等;

12. 大型活動還須設簽到席,派專人負責簽到;

13.開幕式宣布的出席活動領導人名不宜過多.在介紹"出席××活動的領導、貴賓"中,不應包括主辦單位的領導人,應是外賓、外單位領導人.一般情況下各主辦單位領導應排在賓客后面(主辦單位領導是國家領導人的則應先報);如有外國駐華大使參加的,其位置則應提前(因其是外國元首的代表).

14.講話中"歡迎""感謝"之類的句子要盡量歸納,以節省鼓掌時間.使用現場翻譯時,應盡量控制場面,使講話人與譯員相配合,不要在中文講完時中方人士立即鼓掌,應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌,以示對外賓的尊重.