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      大型會議接待方案

      發布日期:2015-03-31  發布員:濟南慶典公司

       大型會議接待方案:
          一、會前準備工作
          1、組織會務班子、明確工作職責.大型會議還要制定詳細的會務工作方案.
          2、發出會議通知.包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍.
          3、印刷會議日程,編排好會議程序,制定注意事項.
          4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點.
          5、大型會議要印制會議憑證.如出席證、列席證、工作證、請柬等.
          6、會場布置、會場布置要充分體現會議氣氛.
          (1)懸掛會標、徽記、旗幟登.
          (2)設置主席臺,落實主席臺領導,安排座次,設置發言席,拜訪席簽、話筒,并保證音響效果.
          (3)確定會議桌擺放形式,明確劃分分會場區域,并使與會者明確.
          (4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效.
          (5)擺放適宜花卉.
          7、后期服務工作.大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排.
          8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作.
          9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況.
          二、會務組織與服務工作
          1、會務人員提前1小時到達會場,反復檢查會場準備情況.
          2、搞好會議簽到、材料分發.
          3、落實主席臺領導、發言人是否到齊.
          4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座.
          5、維持好會場秩序.會議開始前5分鐘,關閉會場大門,與會人員入座就緒,無關人員離開會場;開會期間關閉手機,一般不允許找人,無關人員不準進入會場.
          6、做好會議紀錄,寫好會議簡報.
          7、組織照相.
          8、為與會人員預訂車、船、機票等.
          三、會議善后工作
          1、會議結束后,要檢查會場,帶回剩余材料、席簽等.
          2、組織送站.根據與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等.
          3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作.
          4、做好會議報道工作.
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