對商界人士來講,組織慶典與參加慶典時,往往會各有多方面的不同要求.慶典禮儀,即有關慶典的禮儀規范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的.以下是上海精覺傳播機構對其分別予以介紹.

    組織籌備一次慶典,如同進行生產和銷售一樣,先要對它作出一個總體的計劃.商務人員如果受命完成這一任務,需要記住兩大要點:其一,要體現出慶典的特色.其二,要安排好慶典的具體內容.

    毋庸多言,慶典既然是慶?；顒拥囊环N形式,那么它就應當以慶祝為中心,把每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重.不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面,還是全體出席者的情緒、表現,都要體現出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛.惟獨如此,慶典的宗旨--塑造本單位的形象,顯示本單位的實力,擴大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實.

    慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應當在其具體內容的安排上,得到全面的體現.

    如果站在組織者的角度來考慮,慶典的內容安排,至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環境的布置以及慶典的程序等四大問題.

    首先,應當精心確定好慶典的出席人員名單.慶典的出席者不應當濫竿充數,或是讓對方勉為其難.確定慶典的出席者名單時,始終應當以慶典的宗旨為指導思想.一般來說,慶典的出席者通常應包括如下人士:

    一是上級領導.地方黨政領導、上級主管部門的領導,大都對單位的發展給予過關心、指導.邀請他們參加,主要是為了表示感激之心.

    二是社會名流.根據公共關系學中的"名人效應"原理,社會各界的名人對于公眾最有吸引力,能夠請到他們,將有助于更好地提高本單位的知名度.

    三是大眾傳媒.在現代社會中,報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介,被稱為僅次于立法、行政、司法三權的社會"第四權力".邀請它們,并主動與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進而有助于加深社會對本單位的了解和認同.

    四是合作伙伴.在商務活動中,合作伙伴經常是彼此同呼吸、共命運的.請他們來與自己一起分享成功的喜悅,是完全應該的,而且也是絕對必要的.

    五是社區關系.它們是指那些與本單位共居于同一區域、對本單位具有種種制約作用的社會實體.例如,本單位周圍的居民委吊會、街道辦事處、醫院、學校、幼兒園、養老院、商店以及其他單位等等.請它們參加本單位的慶典,會使對方進一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位,或是給予本單位更多的方便.

    六是單位員工.員工是本單位的主人,本單位每一項成就的取得,都離不開他們的兢兢業業和努力奮斗.所以在組織慶典時,是不容許將他們完全"置之度外"的.

    以上人員的具體名單一旦確定,就應盡早發出邀請或通知.鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將慶典取消、改期或延期.

    其次,應當精心安排好來賓的接待工作.與一般的商務交往中來賓的接待相比,對出席慶祝儀式的來賓的接待,更應突出禮儀性的特點.不但應當熱心細致地照顧好全體來賓,而且還應當通過主方的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設法使每位來賓都能心情舒暢.

    最好的辦法,是慶典一經決定舉行,即成立對此全權負責的籌備組.籌備組成員通常應當由各方面的有關人士組成,他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人.

    在慶典的籌備組之內,應根據具體的需要,下設若干專項小組,在公關、禮賓、財務、會務等各方面"分兵把守",各管一段.其中負責禮賓工作的接待小組,大都不可缺少.

    慶典的接待小組,原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成.

    接待小組成員的具體工作有以下幾項:其一,來賓的迎送.即在舉行慶祝儀式的現場迎接或送別來賓.其二,來賓的引導.即由專人負責為來賓帶路,將其送到既定的地點.其三,來賓的陪同.對于某些年事已高或非常重要的來賓,應安排專人陪同始終,以便關心與照顧.其四,來賓的招待.即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照.

    凡應邀出席慶典的來賓,絕大多數人對本單位都是關心和友好的.因此,當他們光臨時,主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待.將心比心,在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎,是會傷來賓的自尊心的.

    再次,應當精心布置好舉行慶祝儀式的現場.舉行慶祝儀式的現場,是慶典活動的中心地點.對它的安排、布置是否恰如其分,往往會直接地關系到慶典留給全體出席者的印象的好壞.依據儀式禮儀的有關規范,商務人員在布置舉行慶典的現場時,需要通盤思考的主要問題有:

    一是地點的選擇.在選擇具體地點時,應結合慶典的規模、影響力以及本單位的實際情況來決定.本單位的禮堂、會議廳,本單位內部或門前的廣場,以及外借的大廳,等等,均可相機予以選擇.不過在室外舉行慶典時,切勿因地點選擇不慎,從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼.

    二是環境的美化.在反對鋪張浪費的同時,應當量力而行,著力美化慶典舉行現場的環境.為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛,可在現場張燈結彩,懸掛彩燈、彩帶,張貼一些宣傳標語,并且張掛標明慶典具體內容的大型橫幅.如果有能力,還可以請由本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊屆時演奏音樂或敲鑼打鼓,熱鬧熱鬧.但是這類活動應當要適度,不要熱鬧過了頭,成為胡鬧,或者"喧賓奪主".千萬不要請少先隊員來扮演這類角色,不要勞動孩子們為這類與他們無關之事而影響其學業.

    三是場地的大小.在選擇舉行慶祝儀式的現場時,應當牢記并非愈大愈好.從理論上說,現場的大小應與出席者人數的多少成正比.也就是說場地的大小,應同出席者人數的多少相適應.人多地方小,擁擠不堪,會使人心煩意亂.人少地方大,則會讓來賓對本單位產生"門前冷落車馬稀"的錯覺.

    四是音響的準備.在舉行慶典之前,務必要把音響準備好.尤其是供來賓們講話時使用的麥克風和傳聲設備,在關鍵時刻,絕不允許臨陣"罷工",讓主持人手忙腳亂、大出洋相.在慶典舉行前后,播放一些喜慶、歡快的樂曲,只要不搶占"主角"的位置,通常是可以的.但是對于播放的樂曲,應先期進行審查.切勿屆時讓工作人員自由選擇,隨意播放那些凄慘、哀怨、讓人心酸和傷心落淚的樂曲,或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲.

    最后,應當精心擬定好慶典的具體程序.一次慶典舉行的成功與否,與其具體的程序不無關系.儀式禮儀規定,擬定慶典的程序時,有兩條原則必須堅持:第一,時間宜短不宜長.大體上講,它應以一個小時為其極限.這既為了確保其效果良好,也是為了尊重全體出席者,尤其是為了尊重來賓.第二,程序宜少不宜多.