任何工作都會伴隨著一定的人力、物力的消耗,舉辦會議策劃活動也是如此,隨著會議節奏的日益緊密,如何降低會議預算,提高會議效率已成為每個會議人員的工作重心之一.

    一、時間就是金錢

    如果會議日期的安排具備一定的靈活性,那么十有八九能為你節約費用.考慮好每周和每年中酒店業務的高峰和低谷時期,將酒店需要"疲于應付"的高峰時期找出來.

    二、坦誠溝通

    要了解對你的會議來說哪些是最重要的,列出輕重緩急.在你的需求建議書中,明確、直接地告知對方你認為最重要的條件,將此條件作為競標的內容之一."如果某供應商很長時間才作出回復或者表示無法和你合作,你要繼續和它溝通.他們需要先了解你的公司背景,然后才和你做這筆生意."精覺說.

    三、尋找價值點

    在經濟疲軟時期,會議數量銳減,取消會議的情況經常發生,這個時候要尋找酒店的優惠條件.不要害怕詢問對方能夠提供什么優惠條件."還有你的銷售代表不必一定要讓對方答應所有條件,因為這些條件通常只是公司層面一廂情愿的想法."

    四、仔細觀察會議滿意度

    用顯微鏡來觀察會議吧,注意所有不能直接為會議滿意度或參會者體驗感"加分"的細節支出.幾位參會者注意到只是讓大家不使用瓶裝水就能節省一筆費用.在一次為期三天的會議中,一位協會的會議策劃者引以為豪地說,取消瓶裝水供應為他節省了67,000美元.還有一個策略:通過提升優勝者的住宿級別或者在會后增加旅行激勵獎的方法,將績效獎和會議預算結合在一起.

    五、選擇會議地點要有目的性

    會議地點和安排的活動要與公司要實現的目標相匹配.一個高層管理者的舒心健體活動比傳統的度假旅游效果要好,而生態旅游和志愿者活動正在成為大家的期望所在."但是人們再也不想造自行車了,"精覺說."造自行車"指的是那些局限于酒店會議廳的活動.她說參會者喜歡融入他們所參觀的地方.密切關注匯率是另一個有目的地選擇會議地點的方法.精覺提醒說,很有具有異國風情的目的地,比如南美、非洲和亞洲,經濟實惠,性價比之高出人意料.

    六、按需采購

    在談判條件時,一些消費品,如會間咖啡和酒吧消費,要按人次計算.一位參會者指出,如果你真的吃剩下了,要記住這些剩余的東西都是你的.他要求將早餐剩余的食物在上午會間休息時使用,而剩余的甜品則用于晚上的宴會.還有一個小竅門:酒店一般都有儲存道具的房間,問一問道具間里有沒有能為你的會議或宴會增加生氣的東西,或許你能廉價或免費使用這些道具.

    七、重視距離問題

    國內新建酒店和飯店陸續開業的很多,它們足以讓您的會議參與者和獎勵旅游參與者滿意而歸.就近選擇避免因倒時差而帶來的不適,還能讓國內經濟活起來,精覺說道.

    八、嘗試打包方案

    精覺注意到"今年推出全服務打包價格的酒店增加了很多,這種方式讓客戶能夠預見要花的費用."聽眾中有一位會議策劃者提醒大家說,有一點很重要,就是要知道哪些服務是包含在打包方案里的,哪些服務是不包含的,為此你自己要親自去考察酒店.

    九、重視郵輪會議

    郵輪會議和全服務打包酒店的預算控制方法類似.如果使用美元支付,郵輪會議能讓你獲得國際旅行的享受,這樣的會議帶上愛人或其他家屬是再合適不過了.

    十、匯率保障

    提前支付國際會議的保證金能確保預算額不受通貨膨脹或貨幣波動的影響."我們的國際供應商一直樂意將匯率固定,而我也樂意接受."精覺說道.