大型會(huì)議活動(dòng)策劃事項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)程:

    一般大型會(huì)議準(zhǔn)備期為18個(gè)月左右,具體要看會(huì)議的主題和各個(gè)子項(xiàng)目的繁瑣程度.

    17-18個(gè)月倒計(jì)時(shí)

    設(shè)定目標(biāo),會(huì)議/展覽的日期、地點(diǎn)、主題以及形式.

    進(jìn)行實(shí)地考察.

    設(shè)定初步預(yù)算.

    選擇貨運(yùn)公司.

    商談酒店房?jī)r(jià)及租用時(shí)間,簽訂酒店合同.

    與航空公司商談機(jī)票事宜.

    選擇地陪公司.

    選擇公務(wù)車租賃公司.

    收集參展商名錄.

    設(shè)定注冊(cè)費(fèi)用及政策.

    定義促銷戰(zhàn)略.

    準(zhǔn)備展會(huì)的第一稿日程通知及新聞通稿.

    16個(gè)月倒計(jì)時(shí)

    安排保險(xiǎn)責(zé)任范圍.

    設(shè)計(jì)會(huì)標(biāo)及平面主題.

    挑選展會(huì)服務(wù)承包商.

    確定展覽場(chǎng)地租金.

    制定展會(huì)建筑平面圖.

    14-15個(gè)月倒計(jì)時(shí)

    邀請(qǐng)并確定關(guān)鍵演講者.

    確定初步餐飲需求.

    商談菜單及價(jià)格.

    如果需要的話,選擇翻譯設(shè)備.

    如果需要的話,發(fā)送出第一份參展商促銷信息.

    調(diào)整展會(huì)建筑平面圖(繼續(xù)之前的工作).

    準(zhǔn)備第一份會(huì)議聲明及促銷材料,并發(fā)送給可能與會(huì)的參展者.

    13個(gè)月倒計(jì)時(shí)

    了解演講者在音頻及視頻上的需求.

    6-7個(gè)月倒計(jì)時(shí)

    準(zhǔn)備第二份促銷單,并發(fā)送給意向客戶.

    開(kāi)始制作登記表格.

    4-5個(gè)月倒計(jì)時(shí)

    準(zhǔn)備第三份促銷單,并發(fā)送給意向客戶.

    調(diào)整預(yù)算.

    確認(rèn)音頻視頻及翻譯設(shè)備.

    分配演講者的發(fā)言地點(diǎn)及時(shí)間.

    2-3個(gè)月倒計(jì)時(shí)

    調(diào)整預(yù)算.

    在當(dāng)?shù)亟y行賬戶.

    完成會(huì)議時(shí)間表和房間分配.

    選擇并與音頻視頻設(shè)備供應(yīng)商簽約.

    制作并寄出參展商服務(wù)指南,包括音頻視頻申請(qǐng)表格.

    敲定餐飲時(shí)間表.

    如果需要的話,最后確定的翻譯人員和設(shè)備.

    確定會(huì)場(chǎng)的人手需求.

    確定安全需求.

    訂購(gòu)會(huì)場(chǎng)所需的辦公及通訊設(shè)備.

    訂購(gòu)標(biāo)牌.

    編輯參展商名錄.

    在會(huì)場(chǎng)安裝登記所需的計(jì)算機(jī).

    與酒店一同檢查流程及賬務(wù)相關(guān)的活動(dòng)

    1個(gè)月到6周倒計(jì)時(shí)

    打印會(huì)議指南.

    打印工作手冊(cè).

    向酒店遞交每日日程.

    制作名牌及門票.

    開(kāi)會(huì)前3周到會(huì)議當(dāng)日

    搭建現(xiàn)場(chǎng)辦公室.

    包裝并存放會(huì)議材料.

    準(zhǔn)備注冊(cè)信息包.

    最后確認(rèn)餐飲安排.

    進(jìn)行會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備.

    現(xiàn)場(chǎng)管理會(huì)議.

    會(huì)后

    包裝并存放材料.

    財(cái)務(wù)核對(duì).

    評(píng)估執(zhí)行情況.