展覽會酒店服務(wù)的操作方式

　　協(xié)助預(yù)訂酒店是展覽會主辦單位為參展商提供的基本配套服務(wù)項目，因而一般的展覽會主辦單位都會提供此項服務(wù)。概括而言，常見的展覽會酒店服務(wù)主要有三種操作方式。

　　一、主辦單位自行安排

　　盡管都是主辦單位自行安排，但提供服務(wù)的程度不同，給參展商和專業(yè)觀眾帶來的感受也不一樣。有的展覽會組委會只在展前推薦一些展覽場館周邊的酒店；有的展覽會組委會不僅推薦酒店，而且只要是前來參加該展覽會的參展商和專業(yè)觀眾都能享受優(yōu)惠的價格；有的主辦單位還會安排專人負責(zé)接受參展商和專業(yè)觀眾的預(yù)定，并在酒店大堂設(shè)置接待處，然后統(tǒng)一和酒店結(jié)算費用，排除部分主辦單位希望通過提供客房預(yù)訂來牟利的因素，這種方式能為參展商提供更加便利的服務(wù)。

　　一般來說，具體的操作方法是主辦單位在奇發(fā)給參展商的《參展商》或《服務(wù)指南》中附帶一些酒店的基本情況介紹（包括酒店名稱、地理位置、星級、價格等）和負責(zé)人的聯(lián)系方式，然后由參展商自行決定是否需要領(lǐng)訂。如果參展商需要此項預(yù)訂服務(wù)，便可以將附帶的酒店預(yù)訂表填好后，傳真或者發(fā)E-mail給指定的聯(lián)系人。

　　二、指定旅行代理商

　　在展覽會的酒店服務(wù)方面，這種操作方式比較流行。其基本程序為：展覽會主辦單位指定一家旅游公司，然后由該旅游公司為參展商和專業(yè)觀眾提供酒店店、票務(wù)（代訂、代送火車票或飛機票）、旅游和訂車等服務(wù)。指定旅行代理商一般會在展覽會現(xiàn)場設(shè)立接待臺，為現(xiàn)場與會人員提供相關(guān)旅行咨詢或預(yù)訂服務(wù)。

　　從理論上講，采用這種方式，展覽會組織者不僅能夠減輕自身的工作壓力更為關(guān)鍵的是能為參展商和觀眾提供更為專業(yè)的服務(wù)。但目前，不少國內(nèi)展覽會主辦單位為了最大程度地盈利，因而不考慮自身的接待水平，將酒店預(yù)訂等配套服務(wù)都承攬下來，最后反倒給自己帶來了麻煩。當然，如果展覽會組織者有足夠的實力和豐富的旅游接待經(jīng)驗，也可以自己安排參展商和專業(yè)觀眾的住宿或票務(wù)等事宜。

　　三、專業(yè)代理機構(gòu)

　　隨著服務(wù)業(yè)的進一步分工，一些專業(yè)代理機構(gòu)開始將大型會議和展覽會作為公司的主要業(yè)務(wù)，如酒店預(yù)訂網(wǎng)、會展商旅服務(wù)公司等。這些公司會主動與展覽會主辦單位聯(lián)系，并能夠提供優(yōu)惠的價格和專業(yè)服務(wù)。